Avirato ofrece un software para cada uno de los sistemas operativos, Windows, Mac y Linux. Para comenzar a usar Avirato en su ordenador descargue el software pinchando aquí, a continuación ejecute el programa.
Una vez haya creado su cuenta también podrá acceder desde Avirato App.
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Abra el programa de Avirato y pulse sobre el enlace "Crear una cuenta nueva", que encontrará en la parte inferior del cuadro del login.
A continuación, tendrá que facilitarnos los primeros datos de su establecimiento. Estos datos los usaremos para configurar su cuenta.
En el último paso deberá elegir su usuario y contraseña. Inmediatamente después recibirá un correo electrónico con un enlace de activación. Haga click sobre él para confirmar su cuenta de correo.
¡Listo! su cuenta ya está creada.
Introduzca el usuario y la contraseña que elegió en el último paso de la instalación y que, posteriormente, Avirato le envió a su correo electrónico.
Si ha olvidado su usuario o contraseña puede recuperar sus credenciales y volver a acceder a su cuenta. Para ello, solo tiene que abrir el programa y pulsar sobre la opción "Recuperar contraseña". Se abrirá una página web en la que deberá introducir el mismo correo electrónico con el que creó la cuenta.
Si la dirección es correcta, le mandaremos un correo electrónico con sus credenciales.
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En la pestaña de configuración encontrarás un listado de opciones que deberás configurar para poder gestionar tu establecimiento correctamente.
No te preocupes, te enseñamos como hacerlo.
Ve a Configuración / Mi cuenta
Lo primero que hiciste, al crear tu cuenta en Avirato, fue facilitarnos los datos de tu establecimiento. Nosotros utilizamos esos datos para autocomplementar esta pestaña. Si necesitas cambiar datos referentes a tu establecimiento, tales como el tipo, el CIF o los datos de contacto, puedes hacerlo desde la pestaña de "Configuración" dentro del apartado "Mi Cuenta".
Es importante que la configuración que establezcas en esta pestaña sea correcta, por lo que el primer punto antes de configurar el resto de opciones es revisar la información de la misma.
Algunos de estos datos se verán reflejados en tu Motor de ReservasEn este apartado vamos a enseñarte a crear y gestionar tus categorías para que posteriormente las asocies con tus unidades alojativas.
Ve a Configuración / Habitaciones y salas
Puede parecer que esta configuración es un mero trámite para poder sincronizar con los diferentes canales, pero la realidad es muy diferente... Configurar adecuadamente esta sección es verdaderamente importante, no sólo para la configuración del PMS sino para la apariencia de tu Motor de Reservas. Una buena configuración del Motor se verá reflejada en ventas directas desde tu web, lo que finalmente se convertirá en un ahorro de comisiones con los canales.
Si entras por primera vez en esta pestaña verás que el propio programa ha generado una serie de categorías por defecto. Puedes modificar las ya existentes y/o añadir cuantas sean necesarias pulsando en el icono + .
A continuación te detallamos los diferentes campos a complementar dentro de una categoría:
Nombre de la categoría
Borra el campo que aparece por defecto en cada categoría y escribe el nombre del tipo de categoría que deseas crear.
Ejemplo: “Habitación doble”, “Habitación con terraza”, “Apartamento con vistas al mar”, etc.
Descripción de la categoría
Cómo ya hemos explicado anteriormente este campo es de los más importantes. El contenido que adjuntes será el que defina las características y peculiaridades de cada categoría, por lo que te aconsejamos elaborar textos pensados y detallados que informen al usuario y haga que se decida a reservar a través de la web de tu establecimiento.
Podrás incluir la descripción en varios idiomas que también se visualizarán en el Motor de Reservas.
Además, para ofrecer a tus clientes un estilo más personalizado puedes hacer uso de texto html. Esto te permitirá generar saltos de línea, marcar texto en negrita o cambiar el color de la fuente, entre otros.
Si no sabes muy bien cómo utilizarlo, puedes usar un conversor que lo hará por ti pinchando aquí.
Capacidad.
Cada tipo de categoría se delimita según el número de personas que pueden pernoctar en ésta. De ahí que haya dos campos específicos.
Capacidad estándar. Indica el número de personas hasta el cual se cobrará el precio configurado en la tarifa de esa categoría, y por lo tanto, a partir de esta cantidad y hasta la capacidad máxima, se cobrará un coste adicional por persona que deberás indicar en el apartado de Tarifas.
Ir a configurar Tarifas
Capacidad Máxima (Max). Delimita el número máximo de ocupantes para cada tipo de categoría.
Servicios.
Con el fin de mejorar la experiencia de usuario en el Motor de Reservas, Avirato ha creado un apartado específico en el que solo con un click puedes seleccionar los servicios de tus categorías. Los servicios seleccionados se mostrarán con iconografía y una breve descripción en tu Motor de Reservas. De este modo brindamos al usuario la posibilidad de conocer los servicios prestados con tan solo un vistazo.
Imágenes. Adjunta una imagen destacada para cada una de tus categorías pinchando sobre el icono de la cámara. Inmediatamente se abrirá una ventana emergente donde podrás buscar y seleccionar la imagen que quieras cargar.
Para adjuntar el resto de tus imágenes, dirígete a la pestaña "Imágenes". Esta pestaña aparecerá en cada categoría solo si has establecido una imagen destacada previamente.
Para eliminar un tipo de habitación presiona sobre el botón 
de la categoría en cuestión. Cuando pinches aparecerá un mensaje informándote de la acción que quieres llevar a cabo.
Para asegurarnos de que realmente quieres eliminarla, volveremos a preguntarte si quieres suprimir la categoría. Insistimos porque esta acción supondría eliminar todas las habitaciones que estén asociadas a dicha categoría (ver Rack de habitaciones) y sus respectivas reservas.
¡Importante! antes de borrar debes saber que una categoría eliminada no puede recuperarse.
Ve a Configuración / Habitaciones y salas / Rack (Habitaciones)
Agrega en esta pantalla todas las unidades alojativas que posee tu establecimiento, y asócialas con tus categorías.
Escribe el nombre de tus habitaciones, apartamentos, camas... en la columna izquierda.
Una vez hayas terminado tu listado tendrás que asociar cada una de tus estancias con la categoría que le corresponda. ¿Cómo?, muy fácil, en la columna derecha encontrarás un desplegable que te mostrará las categorías creadas anteriormente.
Selecciona la que corresponda a cada una de ellas, pulsa el botón de guardar y ¡listo!.
Si es tu configuración inicial verás que ya hay generada una lista. Puedes modificar las ya existentes y/o añadir cuantas sean necesarias escribiendo el nombre de la estancia, seleccionando su categoría y pulsando en el icono +.
Para eliminar una unidad alojativa pulsa sobre el icono de la papelera.
¡Importante! Si borras una estancia todas las reservas asociadas a ésta, también serán eliminadas.
El orden que elijas en esta pestaña será el mismo que visualices posteriormente en el planning de reservas.
Para modificarlo, pincha encima de la unidad alojativa a cambiar de posición y arrastrar hacia arriba o hacia abajo. Sabrás que lo estás haciendo bien si la fila cambia de color.
Ve a Configuración / Tarifas / Tarifas
Las tarifas son los precios que asignas a cada tipo de categoría (doble, superior, triple, etc.) en función de la temporada. A continuación te explicamos las peculiaridades a tener en cuenta a la hora de crearlas.
Pulsa sobre el botón “Nueva tarifa” que encontrarás en la parte inferior de la pantalla. Automáticamente aparecerá una nueva ventana en la que deberás introducir el nombre de la tarifa y el precio mínimo para cada una de las categorías.
Cuando tengas todo correctamente completado pulsa sobre el botón "Añadir".
Verás que la nueva tarifa se ha añadido a tu lista de tarifas en la parte superior izquierda de la pantalla.
Características de la tarifa.
Estancia mínima: en la parte derecha de la pantalla puedes especificar cuántos días mínimos y/o cuántos días máximos son obligatorios para poder reservar en el establecimiento. Deberás asignar estos valores a cada una de tus tarifas.
Si configuras en este apartado la estancia mínima será un valor fijo que afectará a la tarifa durante todo el año. Si lo que necesitas es especificar una estancia mínima para un tiempo determinado, dirígete al apartado de "Restricciones".
Ver Restricciones - Estancias mínimas
Tarifa Reembolsable o No Reembolsable: por defecto, Avirato crea todas las tarifas como Reembolsables. Si quieres crear tarifas No Reembolsables solo tienes que desmarcar la opción "Reembolsable".
En la parte derecha de la pantalla encontrarás también una opción que te permitirá enlazar tus tarifas a la tarifa predetermina.
Puedes hacerlo por porcentaje o bien por euros. Para ello, selecciona la tarifa y modifica el campo que te interese teniendo en cuenta:
Enlazar %: el programa calculará el precio de la tarifa en función del precio marcado en la Tarifa Predeterminada. El valor corresponderá al porcentaje que quieras aumentar o disminuir.
Ejemplo: queremos que nuestra tarifa no reembolsable sea un 20% más cara que nuestra tarifa predeterminada. Para ello, deberás introducir el valor 120.
Enlazar €: el valor en euros que introduzcamos será el que sumará el programa a la tarifa predeterminada
Ejemplo: queremos que nuestra tarifa no reembolsable sea un 30€ más cara que nuestra tarifa predeterminada. Para ello, deberás introducir el valor 30.
No olvides pulsar el botón "Guardar Tarifa" cuando hayas terminado tu configuración.
Selecciona la tarifa que quieras modificar en tu lista de tarifas. Se cargará una tabla editable donde podrás modificar los valores que necesites haciendo doble click.
Selecciona la tarifa que quieras eliminar y a continuación presiona el botón “Eliminar Tarifa”. Aparecerá una ventana emergente solicitando confirmación para realizar el borrado.
¡Importante! si borras una tarifa no podrás recuperarla.
En esta sección puedes configurar los precios para los suplementos adicionales por adulto y/o menor.
Si activas la opción “Incrementos simplificados” los precios que asignes serán lineales y únicos para cada categoría, sin tener en cuenta las temporadas.
Si desmarcas esta opción, podrás personalizar los incrementos por persona y/o menor en función de las temporadas y la ocupación.
Ve a Configuración / Tarifas / Temporadas y precios especiales
Visualiza y establece las temporadas de tu establecimiento para cada una de tus tarifas.
A continuación te detallamos todas las opciones disponibles en Avirato para la creación de tus temporadas.
Listado Temporadas
Lo encontrarás en la parte derecha de la pantalla.
Cada una de ellas está asociada a un color específico. Este color servirá para establecer e identificar los rangos de fechas que abarcará cada temporada dentro del calendario.
Crear Temporada: para generar una nueva temporada, escribe su nombre y escoge el color que irá asociado a la misma pulsando sobre el cuadrado de color. Para finalizar pulsa sobre el botón "Nueva Temporada" y ¡listo!.
Modificar Temporada: pulsa encima de la temporada a modificar. Automáticamente ésta pasará a la parte inferior.
Realiza los cambios que necesites y pulsa el botón "Modificar".
Eliminar Temporada: para eliminar una temporada pulsa sobre el icono de la papelera.
Establecer Temporadas en el Calendario
Ahora vamos a establecer cada una de las temporadas que has creado en el calendario. Lo primero que tienes que hacer antes de marcar los días es escoger el año a modificar.
¡Importante! las temporadas afectarán a todas las tarifas por igual excepto en los precios diarios, que se aplicarán según la tarifa.
Ver precios diarios
Existen dos formas de establecer las temporadas en el calendario:
Puedes marcar las temporadas pulsando encima de los días. Esta opción está recomendada para cuando hay alteración de temporadas en unos días determinados (por ejemplo un puente).
Al pulsar encima del día verás que éste se pone del color que tengas asociado a la primera temporada de tu lista. Si vuelves a pulsar sobre el mismo día el color cambiará al segundo de tu lista y así sucesivamente.
Encontrarás este apartado debajo de tu lista de temporadas.
Este es el método más rápido para establecer temporadas amplias. Te explicamos cómo hacerlo:
En primer lugar, marca los días de la semana en los que quieres establecer la temporada. Por ejemplo, si quieres crear una tarifa que solo contemple los precios de domingo a jueves (D-J), seleccionaríamos todos estos y desmarcaríamos las casillas de viernes (V) y sábado (S).
A continuación selecciona la temporada en el desplegable y las fechas de inicio a fin.
Una vez tengas todas las características de la nueva temporada, presiona el botón “Establecer Temporada”.
¡Importante! Cuando hayas configurado todas las temporadas del calendario, pulsa el botón “Guardar y Sincronizar” para guardar las modificaciones y que éstas lleguen al Channel Manager.
Establecer precio diario
La opción del precio diario se inserta únicamente en la tarifa que hayas seleccionado en el desplegable superior.
¡Importante! Si seleccionas la Tarifa predeterminada para establecer los precios diarios sus tarifas enlazadas también heredarán esos valores.
Ver Enlazar a tarifa predeterminada
Existen dos formas de establecer los precios diarios:
Pulsando el botón derecho
Pon el ratón sobre el día en el que quieres crear un precio diario y pulsa el botón derecho.
Se abrirá una ventana emergente en la que podrás marcar los precios diarios para cada categoría disponible en tu establecimiento.
Si quieres que ese precio especial se aplique a más de un día puedes seleccionar la fecha fin en el calendario que está en la parte superior de la ventana emergente.
Una vez completados los precios, presiona sobre el botón “Guardar”.
Desde el apartado “Establecer temporadas”
Encontrarás este apartado debajo de tu lista de temporadas.
En primer lugar selecciona en el desplegable la opción "Precio diario", seguidamente escoge las fechas en las que quieres que se incluya. Pulsa sobre el botón "Establecer temporada", se abrirá una ventana emergente donde podrás modificar los precios diarios para cada categoría disponible en tu establecimiento.
Para finalizar pulsa el botón de "Guardar".
Para ver el precio diario de una fecha señalada, presiona el botón derecho del ratón sobre el día. Se abrirá una ventana emergente de Precios Especiales.
Presiona el botón derecho del ratón sobre el día elegido para que salga la ventana emergente y presiona el botón "Eliminar". También puedes presionar sobre el día elegido en el calendario y reestablecer la temporada correcta.
Ve a Configuración / Tarifas / Costes adicionales
A continuación te detallamos las diferentes opciones de las que dispones para crear costes adicionales a tus tarifas.
Regímenes
Activa los regímenes de desayuno, media pensión y pensión completa, en función de las características de tu establecimiento. Encontrarás los selectores debajo de la tabla de precios.
Elige el tipo de media pensión (desayuno y cena, comida y cena...) en el selector superior.
En la tabla de precios, puedes configurar tus tarifas de las pensiones para adulto y menores en función del régimen. Para desayuno (AD), media pensión (MP) y pensión completa (PC).
Activa la opción “costes simplificados”, si quieres que los precios sean lineales y únicos para cada categoría, sin tener en cuenta las temporadas. Si por el contrario, quieres personalizar aún más los incrementos en función de las temporadas y de la ocupación por categoría desactiva la opción “Incrementos simplificados”. Esto te permitirá realizar una configuración más avanzada en la que podrás especificar los precios en función de tus tarifas.
Camas adicionales
Establece el precio de la cama por temporada para que pueda aplicarse a una reserva en cualquier momento del año.
Es imprescindible que nos indiques el número máximo de camas adicionales disponibles en tu establecimiento, de esa manera ofrecerás un número real y podrás obtener informes que te permitirán controlar la fecha y la situación de cada cama.
¡Importante! Las camas adicionales, no se reflejan en el motor de reservas ni el Channel Manager.
Tasa Turística
Este apartado está especialmente pensado para aquellos establecimientos que deben aplicar una tasa a los viajeros que pernoctan en el hotel. Puedes realizar la configuración para que se aplique de manera automática a toda reserva, o solo a las reservas que decidas.
Esta tasa aparecerá en el apartado de Facturación y cargos de la reservas con el texto que incluyas en “Texto Tasa”.
¡Importante! La tasa turística, no se refleja en el motor de reservas ni en el Channel Manager.
¿No has encontrado lo que buscas? Envíanos un correo electrónico con tu sugerencia pinchando aquí.
El apartado "Planning" es la pantalla principal de Avirato PMS. En ella verás reflejadas todas las reservas, habitaciones, estado de las habitaciones, disponibilidad, etc.
Puedes personalizar la cuadrícula del planning en la configuración del PMS desde Configuración > Planning.
En la columna izquierda podrás ver el Rack del establecimiento según el orden que hayas configurado.
Ver Rack de habitaciones
Ve a Planning
En Avirato PMS dispones de dos opciones para hacer una reserva:
Botón “Nueva Reserva”
Pulsa el botón "Nueva Reserva", se abrirá una ventana emergente donde debes seleccionar la fecha de entrada y salida, y el número de adultos por habitación.
Reserva en planning
Esta opción te permite crear una reserva directamente sobre el planning. Para ello solo tienes que fijarte en la barra superior para escoger el día de entrada y en la barra izquierda para ver la habitación, es fácil, verás que se ilumina en los dos puntos unas rayas naranjas que te indican en qué punto estás. Pincha y arrastra (sin soltar) hasta llegar al día de salida de tu reserva.
Cuando sueltes el ratón Avirato te llevará de forma automática a la pestaña de Reservas. Aquí, deberás rellenar los datos del cliente para formalizar la reserva.
Reservas individuales
Para realizar una reserva individual pincha y arrastra hacia la derecha.
Reservas grupales
Disponemos de dos opciones para crear reservas en grupo:
Reserva en bloque: pincha y arrastra, sin soltar el botón, hacia la derecha para escoger los días, y hacia abajo para elegir el número de habitaciones. De esta manera, las reservas estarán seguidas en el planning.
Selección individual: crea una reserva individual. A continuación pincha sobre la misma para acceder a ella. Dentro de la pestaña “Grupos” podrás asociar más reservas a la primera. De esta manera, conseguirás una reserva grupal, pero las reservas no estarán seguidas en el planning.
La primera reserva que hayas seleccionado se convertirá en la maestra. Esto quiere decir que el resto de las reservas dependerán de ella.
Si unificas los costes, la reserva maestra será la que albergue todos los gastos de todas las reservas. Si están unificadas, todas las reservas aparecerán con una bolita verde, excepto la maestra.
¡Importante! Las reservas de grupo se hacen a nombre de un único cliente. Si quieres cambiar los datos puedes hacerlo modificando las reservas una a una.
Para acceder a una reserva desde el planning pulsa sobre ella. Automáticamente, el programa te llevara a la reserva.
Obten información resumida y realiza acciones en la reserva sin salir del planning. Selecciona con el botón derecho del ratón sobre la reserva, aparecerá una ventana emergente con los siguientes datos:
Información: hace referencia a los datos generales de la reserva.
Observaciones: si has añadido alguna observación asociada a la reserva se mostrará en este apartado.
Opciones: desde el mismo planning podrás realizar las siguientes acciones.
Desasignar Habitación: la reserva saldrá fuera del planning dejando su hueco disponible. Por lo que no estará asociada a ninguna habitación, apartamento, cama, etc. Esta acción te permitirá volver a colocar la reserva dónde necesites.
Mostrar datos de reserva: acceso a la reserva.
Borrar reserva: elimina la reserva del planning.
Cambiar de habitación: aparecerá una nueva ventana donde podrás seleccionar nuevas fechas si fuera necesario, y asignar a la reserva una nueva habitación, apartamento, cama, etc.
Borrar todas las reservas del cliente: elimina todas las reservas asociadas a ese cliente.
Duplicar reserva: aparecerá una nueva ventana para seleccionar las fechas y habitación, apartamento, cama, etc, donde se quiere copiar los datos de la misma reserva.
Seleccionar color: selecciona un color para personalizar la visualización de la reserva en el planning. En el caso de cambiar el estado de la reserva, los colores que hayas escogido se fusionarán con los predeterminados de Avirato, creando un degradado.
Dispones de diferentes formas de búsqueda que te facilitarán la localización de una reserva en el planning y te ayudarán a conocer la disponibilidad.
En la barra superior, encontrarás las siguientes opciones de filtrado para realizar tu búsqueda:
A través de los colores predefinidos puedes saber el estado de las reservas y de su rack (habitaciones, apartamentos, cama, etc). A simple vista podrás saber si las reservas se encuentran confirmadas, en estado de check in, check out, etc.
En el caso del Rack los colores representan el estado de limpieza de la unidad alojativa.
Reservas: entra en la reserva pulsando sobre ella. En la parte superior de la pantalla encontrarás un selector donde podrás elegir el estado de la reserva.
Rack: modifica el estado de limpieza de una unidad alojativa pulsando sobre la misma en la columna izquierda.
Puedes conocer a simple vista, la disponibilidad real de tu establecimiento a través de los espacios libres que visualices en la cuadrícula. Si lo que necesitas es saber la disponibilidad para un día en concreto, selecciona en el calendario superior la fecha y a continuación abre la zona widget pulsando sobre la flecha. En la parte inferior aparecerá el número de reservas y el porcentaje de ocupación para ese día en concreto.
Puedes imprimir o exportar la pantalla que visualizas en tu planning. Para ello, pulsa sobre el icono de la impresora situada en la parte inferior derecha de la pantalla. Seguido a este paso, podrás elegir la opción de Excel o impresión.
¡Novedad! Se ha añadido una nueva opción a la aplicación móvil de Avirato en el Planning, la búsqueda de reservas.
Sobre el planning, junto al botón de nueva reserva, se ha añadido un botón con una lupa. Pulsando sobre él, aparecerá un "pop up" o modal, que con un cuadro de texto en el que podrá introducir su objetivo de búsqueda.
Una vez escrito, tendrá dos opciones para realizar la búsqueda o filtro:
Se realizará la búsqueda, con distintos resultados posibles:
Si una vez realizado el filtro quiere quitarlo, hay varias opciones:
Por un lado, puede pulsar sobre la lupa, y pulsar una vez más sobre el botón de "Buscar".
Además, también podrá pulsar sobre cualquier lugar del planning, y esto también cancelará/eliminará el filtro.
Los campos por los que se podrá buscar serán los siguientes:
Deberá tener en cuenta que la búsqueda se realizará exclusivamente en el rango de fechas mostrado por el propio planning.
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Pincha sobre la reserva para acceder a sus datos
Siempre que necesites acceder a los datos de una reserva debes dirigirte a la pestaña "Planning" y pulsar sobre la reserva en cuestión.
Avirato abrirá una pantalla con todos los datos de la misma. Aquí tendrás que añadir toda la información necesaria para formalizar la reserva. A continuación te detallamos los diferentes apartados.
Elige en el selector, el tipo de régimen de la reserva. Solo Alojamiento, Media Pensión o Pensión Completa.
En el siguiente selector elige su estado. Cada estado, refleja un color diferente en el planning.
Puedes modificar las fechas de la reserva usando los calendarios.
Las reservas que generes manualmente en el planning se crearán por defecto con la tarifa que tengas configurada en Configuración > Planning.
Pero si la reserva entra en el planning a través del Motor de Reservas o del Channel Manager, su tarifa entrará también automáticamente en función de la configuración que tengas establecida en cada uno de tus canales o Motor.
Muestra el origen de la reserva. Ya sea desde cualquiera de los canales con los que Avirato está conectado o desde el propio Motor de Reservas.
Dispones de las siguientes opciones:
Reservas manuales: aparece por defecto “Cliente Hotel”.
Reservas del Motor de Reservas: aparece por defecto “Cliente Web”.
Reservas del Channel Manager”: aparece por defecto “Channel Manager (nombre del operador)”.
Reservas de operadores propios: en este caso, deberás cambiar manualmente el origen de la reserva y elegir la agencia, touroperador, etc, que previamente tendrás que configurar desde Configuración > Canales de Venta > Canales Propios
Selecciona el número de adultos y/o niño de la reserva.
Rellena los datos del titular de la reserva, ya sea particular o empresa. Esta información se almacenará en el programa para que puedas utilizarla en futuras reservas del mismo cliente.
Para buscar un cliente pulsa sobre el icono de lupa. Se abrirá una ventana emergente dónde podrás buscar al cliente en cuestión. Haz click sobre él para cargar sus datos.
Ve a la reserva / Extras Reserva
En este apartado puedes elegir los extras adicionales de la reserva. Cada extra supondrá un incremento en el coste final de la reserva.
Los extras deben ser previamente creados para que puedas visualizarlos en este apartado.
Ir a extras de habitaciones
Pregunta a Vanesa
A través de la pestaña “Contratos”, podrá obtener documentos adaptados a cada reserva. Para ello, será necesario crear una plantilla en formato Word, con el texto deseado e incluyendo las palabras clave necesarias en los lugares donde quiera que aparezca esa determinada información.
Podrá encontrar estos comodines en su PMS: Configuración > Contratos Clientes; desde este panel además, podrá subir al sistema las plantillas que necesite utilizar, para ello seleccione “Añadir Plantilla”, para que puede gestionarlas desde la reserva del cliente.
Ve a la reserva / Grupos
Desde la pestaña "Grupos" puedes visualizar todas las reservas asociadas a la misma y añadir cuantas necesites.
Ve a las reserva / Email Cliente
Ten un seguimiento de los correos electrónicos asociados a la reserva. Para ello es necesario que configures tu cuenta de correo electrónico en Avirato desde Configuración > Integraciones Avirato > Correo electrónico.
Si estás creando la reserva de forma manual introduce en “Datos de Pago” la tarjeta bancaria del cliente. En el caso de que la reserva haya entrado a través del Motor de Reservas o del Channel Manager estos datos se cargarán de forma automática.
Este espacio está reservado para que escribas cualquier información adicional de la reserva. Recuerda que también podrás ver las observaciones desde el planning, pulsando con el botón derecho sobre la reserva.
Escribe información relacionada con el cliente para que sus notas estén siempre presentes. Puedes visualizar esta información en Clientes > Búsqueda: Selecciona el cliente para visualizar sus notas.
Además, puedes obtener un informe de tus clientes en función de las observaciones introducidas previamente desde Clientes > Newsletter > Observaciones.
Ve a la reserva / Registro Viajeros
Introduce los datos necesarios para enviar a la dependencia policial correspondientes los datos del cliente.
Formas de insertar los datos:
Ve a la reserva / Facturación y Cargos
En cada reserva dispones de un módulo para realizar la facturación del cliente. Para ello, entra en la reserva y dirígete a la pestaña “Facturación y Cargos”.
Gestiona los cargos de tu reserva. Puedes crear cargos de manera manual o seleccionando uno en el desplegable de "Concepto". Los cargos de este desplegable tienen que crearse previamente desde la pestaña Configuración > Cargos Predefinidos.
Una vez hayas creado el nuevo cargo pulsa el icono + para añadirlo.
Podrás modificar los cargos siempre que lo necesites.
¡Importante! no te olvides pulsar el botón "Guardar Cargos".
Para comprobar todos los cargos de la reserva pulsa sobre la pestaña “Resumen Cargos”.
Realiza el cobro de tus reservas en su totalidad, o de forma fraccionada. Indica la cantidad y la forma de pago en la parte inferior de la pantalla y hazlo efectivo pulsando sobre el botón "Añadir Pago".
Avirato PMS te indicará el estado del pago cambiando el color del símbolo €:
¡Importante! Los pagos realizados o eliminados aparecerán en la caja con la misma fecha en la que se efectúen, es decir, son independientes a la fecha de la facturación o de la reserva.
Si necesitas generar una factura con los cargos separados puedes hacerlo pulsando sobre el botón "+ Añadir hoja".
Añade cualquier información adicional relacionada con tu factura/ proforma/ abono o albarán. El texto que añadas en este campo se verá reflejado en el documento una vez lo hayas generado.
Avirato recoge por defecto los datos de la reserva cómo cliente a facturar. Si necesitas facturar a otra persona o empresa, será necesario que añadas los datos desde Clientes > Añadir Cliente. Una vez generado el nuevo cliente, vuelve a la reserva y pulsa sobre el botón “Seleccionar datos de factura”, inserte el número de documento y presiona el botón “Enter” de su teclado, para que automáticamente se inserten los datos.
Siempre aparecerá la fecha actual. Para modificarla presiona sobre el botón del calendario y selecciona la nueva fecha.
Traspasa el cargo a otra hoja de la misma reserva, o a otra reserva. Para ello, selecciona el icono situado al final del cargo, se abrirá una ventana emergente donde podrás elegir entre:
Traspaso básico: mueve el cargo a otra hoja de la misma reserva.
Traspaso avanzado: mueve el cargo a otra reserva. Selecciona la fecha y el nombre de la reserva a traspasar. Para traspasar todos los cargos solo tienes que activar la opción “Traspasar todos los cargos no facturados”.
Los cargos traspasados se eliminarán de la reserva inicial y se cargarán en la reserva que hayas seleccionado en la ventana emergente.
Para anular cargos pulsa en el icono 
. Al anular un cargo se añadirá su importe en negativo y se descontará del coste total de la reserva. Esta acción se verá reflejada en una nueva hoja dentro de la reserva.
La diferencia entre anular un cargo y eliminar un cargo es que, este último elimina por completo el cargo sin dejar huella.
Una vez aclarado este punto, si lo que deseas es eliminar el cargo sólo tienes que presionar el icono 
situado al final del cargo y ¡listo!.
S Lo primero que tienes que hacer para generar un documento es seleccionar su tipo, es decir, si se trata de una factura, una proforma, un albarán o un abono. A continuación selecciona, en el desplegable, la hoja en la que quieres que se ubique tu nuevo documento.
Para finalizar presiona el botón “Generar/Imprimir Factura”, automáticamente el programa generará un número al documento seleccionado.
Envía el documento por correo electrónico a tu cliente pulsando sobre el botón “Generar/Enviar vía Mail”. Es imprescindible que tengas su dirección de mail guardada en Avirato PMS y que tengas configurado el correo electrónico del establecimiento.
Ir a configuración del correo electrónico.
Ve a la reserva / Avisos
Vincula avisos, mensajes o alertas de despertador a tus reservas. Para ello, entra en la reserva en cuestión y pulsa en la pestaña "Avisos".
Selecciona el tipo de aviso que quieres crear. Puedes elegir entre: aviso, mensaje o despertador. A continuación, escribe el título, la descripción y selecciona el día y la hora en la que saltará el mensaje para avisar a la persona encargada de la recepción.
Para finalizar, pulsa el botón "Guardar". La nueva alerta se mostrará automáticamente en la parte superior de la pantalla.
¡Importante! Las reservas que posean un mensaje o aviso se señalizarán en el planning con un sobre amarillo.
Marca como realizado cualquier tipo de aviso pulsando sobre el icono que aparece al lado del mismo. Verás que al hacerlo el icono cambia de color, de amarillo a verde. Esto indica que la acción se ha realizado.
Los avisos realizados desaparecerán de la pantalla pero podrás consultarlos siempre que lo necesites activando la opción “Mostrar mensajes leídos”.
Elimina un aviso presionando el icono situado al lado del mismo.
¡Importante! Antes de eliminar ten en cuenta que un mensaje o aviso eliminado no puede recuperarse.
Ve a Configuración / Facturación / Diseño Factura
Avirato te ofrece una plantilla base en la que podrás personalizar:
Imagen de fondo de factura: nosotros te ofrecemos un fondo blanco con encabezados por defecto "Fondo de factura por defecto". Puedes suprimir este fondo pulsando sobre la opción "Sin imagen de fondo", o bien cargar uno personalizado pulsando sobre "Fondo personalizado". La imagen que cargues tiene que estar en formato jpg para su correcta visualización e impresión.
Logotipo: para cargar el logotipo de tu establecimiento pulsa sobre la opción "Logotipo personalizado". La imagen que selecciones se cargará en la parte superior izquierda de tu factura.
Moneda: selecciona la moneda con la que vayas a realizar tu facturación.
Edición de facturas generadas: si activas la opción "“Permitir modificación de facturas" podrás editar los documentos generados.
Texto adicional: para incluir información fija en tus plantillas utiliza los campos de:
Márgenes: modifica todos los espacios del documento y consigue un diseño más personalizado de tus facturas.
Ve a Configuración / Facturación / Datos facturación
Introduce aquí tus datos fiscales para que se reflejen en tus documentos de facturación. Esta información aparecerá reflejada en la parte superior derecha de tu plantilla.
Ve a Configuración / Facturación / Impuestos
Da de alta todos los impuestos con los que trabaje tu establecimiento para poder seleccionarlos al generar facturas y cargos.
Posteriormente asocia dichos impuestos a tus unidades alojativas y a tus extras:
Impuestos activos: selecciona el número correspondiente al impuesto que quieres añadir y pulsa sobre el botón "Añadir impuesto".
Impuestos predeterminados: en esta sección puedes asignar un impuesto a tus unidades alojativas y otro a tus extras.
Ve a Configuración / Facturación / Formatos
Antes de empezar a facturar es importante que configures el número de factura y el formato.
Configuración del número: escribe en el casillero superior derecho de la pantalla, el último número facturado para que su siguiente documento sea correlativo.
Configuración del formato: puedes introducir una palabra fija y el formato de fecha que quieras a la derecha o izquierda de tu número de factura. Introduce la palabra fija en el campo vacío y escoge la el formato de fecha en el selector.
Visualizarás los cambios al instante en la parte derecha de la pantalla.
La información que añadas en ambas opciones se mostrará en todas tus facturas.
¡Importante! Recuerda presionar sobre el botón “Guardar” para almacenar los datos.
Ve a una reserva / Facturación y cargos
En cada reserva dispones de un módulo dónde podrás realizar la facturación del cliente. Para ello, entre en la reserva en cuestión y dirígete a la pestaña “Facturación y Cargos”.
Cargos
Avirato PMS te muestra por defecto el cargo del alojamiento. Para añadir nuevos cargos puedes crearlos manualmente, o bien, seleccionar uno en el desplegable.
Recuerda que para que aparezcan cargos a seleccionar, primero debes crearlos en Configuración > Cargos Predefinidos.
Para añadir un nuevo cargo, pulsa sobre el icono + situado al final del cargo.
Puedes modificar los cargos siempre que lo necesites. Una vez hayas realizado las modificaciones oportunas pulsa sobre el botón "Guardar Cargos".
Muévete por las subpestañas superiores para visualizar el resumen de cargos y el resumen de pagos.
Crear varias facturas en una misma reserva
Si quieres generar más de una factura para la misma reserva presiona sobre el botón “+ Añadir hoja” situado en la parte inferior de la pantalla. Esto te permitirá generar documentos de facturación con los cargos separados.
Observaciones Factura
Añade cualquier información adicional relacionada con tu factura/ proforma/ abono o albarán. El texto que añadas en este campo se verá reflejado en el documento una vez lo hayas impreso.
Decide a quién facturar
Avirato recoge por defecto los datos de la reserva cómo cliente a facturar. Si necesitas facturar a otra persona o empresa, será necesario que añadas los datos desde Clientes > Añadir Cliente. Una vez generado el nuevo cliente, vuelve a la reserva y pulsa sobre el botón “Seleccionar datos de factura”, inserte el número de documento y presiona el botón “Enter”, automáticamente se insertarán los datos del cliente.
Fecha de factura
Siempre aparecerá la fecha actual. Para modificarla presiona sobre el botón del calendario y selecciona la nueva fecha.
Traspasar cargos
Traspasa el cargo a otra hoja de la misma reserva, o a otra reserva. Para ello, selecciona el icono situado al final del cargo, se abrirá una ventana emergente donde podrás elegir entre:
Traspaso básico: mueve el cargo a otra hoja de la misma reserva.
Traspaso avanzado: mueve el cargo a otra reserva. Selecciona la fecha y el nombre de la reserva a traspasar. Para traspasar todos los cargos solo tienes que activar la opción “Traspasar todos los cargos no facturados”.
Los cargos traspasados se eliminarán de la reserva inicial y se cargarán en la reserva que hayas seleccionado en la ventana emergente.
Anular cargos
Anula cargos pulsando sobre el icono , situado al final del cargo. Este botón anula un cargo añadiendo ese mismo importe en negativo y descontando su importe del coste total de la reserva.
Eliminar cargo
La diferencia entre anular un cargo y eliminar un cargo es que, este último elimina por completo el cargo sin dejar huella.
Una vez aclarado este punto, si lo que deseas es eliminar el cargo sólo tienes que presionar el icono situado al final del cargo y ¡listo!.
Generar documento
Lo primero que tienes que hacer para generar un documento es seleccionar su tipo, es decir, si se trata de una factura, una proforma, un albarán o un abono. A continuación selecciona, en el desplegable, la hoja en la que quieres que se ubique tu nuevo documento.
Para finalizar presiona el botón “Generar/Imprimir Factura”, automáticamente el programa generará un número al documento seleccionado.
Envía el documento por correo electrónico a tu cliente pulsando sobre el botón “Generar/Enviar vía Mail”. Es imprescindible que tengas su dirección de mail guardada en Avirato PMS y que tengas configurado el correo electrónico del establecimiento.
Ir a configuración del correo electrónico.
Avirato te permite la opción de facturar de manera independiente, es decir, sin que los cargos estén asociados a una reserva. Puedes acceder a este módulo a través de dos opciones:
Desde el submenú: pulsa sobre el icono redondo situado en la parte derecha del menú superior. Se desplegará un submenú, selecciona "Nueva Factura".
Desde el menú: Presiona en la pestaña "Informes" del menú principal. Después dirígete a Facturación > Añadir - Modificar Factura.
En cualquiera de las dos opciones, puede crear una factura/proforma/albarán/abono, de forma independiente y no asociarla a ninguna reserva.
Si necesitas saber más detalles sobre cómo generar la factura puedes verlos pinchando aquí.
Avirato no permite borrar facturas. En su lugar, podrás desasignarlas.
Accede a la factura en cuestión y presiona sobre el icono situado entre el número de factura y el nombre del cliente.
Esta acción abrirá una ventana emergente. Pulsa sobre el botón “Desasignar nº Factura. Ten en cuenta que al desasignar una factura, si el número de ésta no es el último de la serie, habrá un vacío en la correlación de sus facturas.
Ve a Informes / Facturación / Búsqueda
Te facilitamos un buscador que te ayudará a localizar tus facturas, siempre y cuando se hayan generado en Avirato PMS. Podrás realizar la búsqueda con filtro en función de:
Obtén un listado de todas las facturas generadas en Avirato PMS. Para ello, selecciona con el cursor sobre el campo “Nº Factura” y presiona “Enter” sin escribir nada.
A continuación, selecciona la factura deseada en la columna “Resultados”. Podrás visualizar el documento en la parte de la derecha. Si haces doble clic sobre la misma podrás ir a la ventana de edición.
Para exportar estos documentos, presiona sobre “Exportar facturas seleccionadas”.
Avirato te ofrece varios informes de facturación, una función indispensable para la gestión de tu negocio. Puedes exportarlos o imprimirlos directamente desde el programa.
El Channel Manager es una herramienta informática fundamental para optimizar la distribución online de tu establecimiento. Con ella podrás gestionar todo tu inventario en los canales en los que tengas presencia y todo sin salir del programa de Avirato.
Ve a Configuración / Habitaciones y salas / Rack (Habitaciones)
Ve a Configuración / Canales de venta / Canales Channel Manager /Estado Sincronización
Para poder resincronizar es imprescindible que hayas realizado la primera conexión con el servicio técnico de Avirato, ya que de lo contrario, el programa te impedirá realizar esta acción.
Si ya has realizado la primera conexión con los técnicos de Avirato, podrás resincronizar un canal siguiendo los datos que a continuación te detallamos.
Inicio de sincronización.
Pulsa sobre el botón “Iniciar Sincronización”. Se abrirá una ventana emergente en la que tendrás que elegir el canal y escribir el ID (para Expedia y Booking) y Usuario o Contraseña de conectividad (para HotelBeds, Hostelworld, entre otros) proporcionado por dicho canal. Hecho esto, presiona el botón “Comenzar”.
Mapeo de habitaciones.
En este paso enlazarás las categorías creadas en tu canal (columna izquierda) con los tipos de habitación de Avirato PMS (columna derecha). Selecciona en el desplegable la que corresponda y presiona la flecha derecha para continuar. Si necesitas volver atrás, presiona la flecha izquierda.
Mapeo de tarifas.
Mismo procedimiento. Enlaza tus tarifas disponibles en tu operador (columna izquierda) con las tarifas correspondientes de Avirato PMS (columna derecha). Selecciona en el desplegable la que corresponda y presiona la flecha hacia la derecha para continuar. Si necesita volver atrás, presiona la flecha hacia la izquierda.
Fin de Proceso.
Si está sincronizando con Booking, éste te permite recuperar las reservas de las dos últimas semanas y las reservas futuras. Selecciona la opción que necesites y Avirato descargará y colocará automáticamente el listado de tus reservas en el planning de tu programa.
Si no quieres descargar ninguna reserva, o estás trabajando con otro operador, cierra la ventana para finalizar.
¡Importante! No descargues las reservas de Booking si previamente las has introducido manualmente. En el caso de ejecutar esta acción todas las reservas se duplicarían.
Ve a Configuración / Canales de venta / Canales Channel Manager /Estado Sincronización
Cuando realices modificaciones en Avirato PMS de tus tarifas, restricciones, etc., debes actualizar los mismos datos en tus operadores. Para ello, pulsa el botón “Resincronizar siguientes 6 meses”, situado en la parte inferior derecha de la pantalla. El Channel Manager se encargará de enviar la nueva configuración a cada uno de tus operadores.
¡Importante! No modifiques la disponibilidad ni los precios durante el proceso.
¿No has encontrado lo que buscas? Envíanos un correo electrónico con tu sugerencia pinchando aquí.
El motor de reservas de Avirato es un sistema de reservas profesional con un diseño actual y pensado para que las reservas desde tu web se realicen de una forma fácil e intuitiva.
Lo importante para nosotros es aumentar tu conversión, por eso es imprescindible que configures adecuadamente tu motor de reservas con la información más detallada posible.
Ve a Configuración / Mi cuenta / Detalles de empresa
Desde este apartado podrás configurar los datos de contacto que aparecerán en tu motor de reservas:
Ve a Configuración / Motor de reservas / Tarifas motor de reservas
Elige en el selector superior la tarifa que quieras mostrar en tu motor. Una vez seleccionada pulsa sobre el botón "Añadir Tarifa".
¿Aún no has creado tus tarifas? Ver tarifas
Para suprimir una tarifa del Motor de Reservas, presiona sobre el botón “Eliminar tarifa seleccionada del motor de reservas”.
Ve a Configuración / Motor de reservas / Métodos de pago
Puedes configurar el método de pago para las reservas que entren desde tu motor de reservas. Dispones de las siguientes opciones:
Pago desde el establecimiento: solicitaremos al usuario su tarjeta bancaria para asegurar la reserva, pero en ningún caso se cobrará ningún importe en el momento de la reserva.
Pasarela de pagos Redsys: pago con tarjeta de crédito. Solicita a tu entidad bancaria la pasarela de pagos. Una vez hayas recibido tus credenciales introdúcelos en el apartado "Pasarela de pago de Redsys" en Avirato PMS.
Esta opción te permitirá cobrar al usuario sólo un porcentaje del total de la reserva, y cobrar el resto en el establecimiento. Puedes personalizar ese porcentaje desde la casilla de “Porcentaje de cobro”.
PayPal: para activar este método en necesario que tengas una cuenta en Paypal. Puedes acceder pulsando aquí.
Una vez creada introduce los datos solicitados por Avirato en el apartado "Paypal".
Mercado Pago: es también una opción de pago online para usuarios de Latinoamérica. Para utilizarla, al igual que en Paypal, tienes que crear una cuenta nueva. Puedes hacerlo pulsando aquí.
Para finalizar introduce los datos de tu cuenta en el apartado de "Mercado Pago".
¡Importante! no olvides pulsar el botón "Guardar Cambios".
Ve a Configuración / Motor de reservas / General
En esta pestaña encontrarás una serie de opciones que te permitirán personalizar la apariencia de tu motor de reservas. Para evitar confusión al usuario, es importante que el motor tenga una apariencia similar a la web de tu establecimiento. A continuación te enumeramos las opciones disponibles:
Logotipo: carga el logotipo de tu establecimiento. Es importante que la imagen que adjuntes sea de buena calidad, ya que ésta aparecerá en la cabecera de tu motor.
Imagen Hotel: Avirato utilizará esta imagen en los emails que llegarán a sus huéspedes cuando realicen un pago, y en los propios correos de confirmación y recordatorio de la reserva establecidos en el PMS por defecto. No obstante, Avirato también te ofrece la posibilidad de personalizar estos correos electrónicos, para que puedas mantener tu imagen corporativa y dar una impresión mucho más profesional.
Ver plantillas de correo electrónico.
Tipografía: selecciona entre nuestras fuentes la que más se asemeje a la utilizada en tu sitio web.
Colores: pulsa encima del color a modificar. Se abrirá una ventana emergente donde podrás introducir tus colores corporativos a través de código HSV, HSL, RGB o CMYK.
En el apartado "Dirección web del motor de reservas" encontrarás tres enlaces que pueden ser de interés:
Ve a Configuración / Motor de reservas / Configuración
Es importante que personalices los textos de tus condiciones de reserva y de cancelación. Mantener al cliente informado de la política de tu establecimiento le dará mayor seguridad a la hora de reservar.
La información que añadas en “Condiciones de Reserva” y “Condiciones de Cancelación” aparecerán en tu motor de reservas en la pestaña “Condiciones”, pero también se añadirán las condiciones de cancelación al resumen de la reserva para que el huésped pueda revisarlas en todo momento.
Configura aquí también las condiciones de tu tarifa reembolsable y no reembolsable, para que el usuario, al pinchar en el icono de información (situado al lado de cada tarifa), pueda estar al tanto de las mismas.
El Release sirve para establecer una hora límite para poder realizar una reserva a través de tu motor y siempre partiendo desde las 00:00.
Ejemplo: si no quieres que se puedan realizar reservas en tu establecimiento para el mismo día a partir de las 8 de la tarde tendrás que introducir un Release de 4 horas (00:00 - 04:00 = 20:00h).
Avirato PMS te permite elegir otras opciones para tu Motor de Reservas:
Niños no admitidos: si tu establecimiento no admite menores de edad, deselecciona la opción "Aceptar niños". Automáticamente se eliminará de tu motor de reservas, la disponibilidad para menores de edad.
Recibe un email cada vez que entre una reserva: marcando la opción "Recibir reservas del sistema online también por mail" te asegurarás de estar informado de todas las reservas que entren en tu planning a través del motor.
Dirección establecimiento: escribe la dirección exacta con la que aparece ubicado tu establecimiento en Google Maps (Ejemplo: Paseo Andrés Vergara 1b 9). Se mostrará en el icono de mapa de tu Motor de Reservas.
Es importante que tengas una cuenta creada como empresa con Google. De este modo podrás dar más información del establecimiento a tus clientes.
Crear una cuenta en Google.
URL Retorno: la url de retorno es la página a la que redirigiremos a tu cliente una vez haya finalizado la reserva a través del motor. Para ello, te recomendamos que tu diseñador web cree una página personalizada donde aparezca un mensaje de confirmación de la reserva e instrucciones de la misma e incluso para premiar a sus huéspedes con códigos promocionales.
Pulsa aquí para ver un ejemplo.
Google Analytics: inserta aquí el Tracking ID (ejemplo: UA-123456-2) de tu cuenta de Google Analytics. Esto te permitirá tener toda la información relacionada con las visitas a tu motor de reservas.
Pulsa aquí para obtener más información
Google Tag Manager: sirve para gestionar las etiquetas de página en tu motor de reservas y ayuda al análisis de las visitas del mismo.
Pulsa aquí para obtener más información
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Establece restricciones para impedir la venta online de tus unidades alojativas. Estas restricciones afectarán a tus canales de venta a través del Channel Manager, y al propio motor de reservas de Avirato.
En este apartado te detallamos las restricciones disponibles en Avirato PMS.
Ve a Configuración / Restricciones / Restricciones Online / Calendario estancias mínimas
La estancia mínima hace referencia al número mínimo de noches necesarias para poder formalizar una reserva online en tu establecimiento.
La forma de configurarlo es muy sencilla. Elige en el selector el tipo de tarifa y el año en el que quieras realizar la restricción. A continuación, busca la categoría en el mes en el que vayas a crear la restricción y pincha con el ratón sobre la cuadrícula la fecha de inicio y, sin soltar, arrastra hasta la fecha de fin de la restricción.
Automáticamente, aparecerá una ventana emergente dónde tendrás que establecer las noches mínimas de la reserva. Para finalizar pulsa sobre el botón “Guardar Periodo”.
Si necesitas modificar la restricción pulsa sobre la misma, se volverá a abrir la misma ventana emergente dónde podrás modificar las noches de estancia mínima.
Si por el contrario, lo que quieres es eliminar una restricción, pulsa sobre la misma y en la ventana emergente pulsa el botón “Borrar Periodo”.
Establece bloqueos de tus unidades alojativas entre fechas. Avirato te permite realizar estos bloqueos de forma temporal o permanente.
Ve a Configuración / Restricciones / Restricciones Online / Bloqueo Habitaciones
Escoge la unidad alojativa a la que quieras asociar el bloqueo. A continuación, selecciona en la parte derecha de la pantalla, la fecha de inicio y de fin del bloqueo. Presiona sobre el botón “Añadir Bloqueo” para establecer la restricción.
Los bloqueos realizados se almacenarán en la parte inferior de la pantalla. Si necesitas eliminar alguno de ellos selecciónalo con el ratón y presiona sobre el botón “Eliminar Bloqueos Seleccionados”
Ve a Informes / Estado de habitaciones
Realiza bloqueos de manera permanente cerrando la venta online de una forma rápida. Para ello, primero selecciona la unidad alojativa y después elige en el selector (parte inferior derecha de la pantalla) la opción "No disponible en venta online".
¡Importante! pulsa el botón "Establecer" para que se efectúen los cambios. Esta acción, supondrá el bloqueo permanente de la unidad alojativa, que hayas escogido, para la venta online y para el motor de reservas.
Configura restricciones para las reservas que provenga de tus canales de venta online, es decir, restricciones para el Channel Manager.
Ve a Configuración / Restricciones / Restricciones canales channel manager / Bloqueo por tipo de habitación
Puedes establecer bloqueos para una o varias unidades alojativas. Una vez establecido el bloqueo, desaparecerán de los canales de venta online con los que Avirato esté sincronizado. Selecciona las siguientes opciones para llevar a cabo la restricción:
Tipo de Habitación: elige en el selector el tipo de habitación, apartamento, cama, etc.
Operador: elige el operador al que quieres realizar el bloqueo.
Tarifa: elige la tarifa que quieres bloquear.
Por último, indícanos qué tipo de bloqueo quieres realizar:
Bloqueo en ventas: esta opción evitará que el operador pueda vender el tipo de unidad alojativa que hayas seleccionado previamente.
Bloqueo en llegada: impedirá la venta con una fecha de entrada determinada.
Bloqueo en salidas: impedirá la venta con una fecha de salida determinada.
Una vez que hayas marcado estos parámetros, configura tus fechas de bloqueo en los calendarios de la parte derecha y pulsa el botón “Añadir Bloqueo”.
Podrás visualizar todos tus bloqueos en la parte inferior de la pantalla.
Ve a Configuración / Restricciones / Restricciones canales channel manager / Restricción disponibilidad
En el caso de que no quieras ofrecer a los canales, sincronizados con el Channel manager, toda la disponibilidad de tu establecimiento puedes restringir la disponibilidad y ofrecer un número determinado de tus unidades alojativas. Para ello, establece un número máximo de habitaciones por categoría, en un plazo de tiempo determinado:
Tipo de habitación: escoge en el selector el tipo de unidad alojativa.
Número máximo: seguidamente elige el número máximo de unidades alojativas de esa categoría a vender.
Periodo: selecciona la fecha inicio y de fin de la restricción.
Guarda: para guardar los cambios pulsa sobre el botón "Añadir Bloqueo".
Podrás visualizar todos tus bloqueos en la parte inferior de la pantalla.
Si necesitas bloquear tus unidades alojativas de forma temporal, no sólo para los canales online, sino también para sus reservas manuales, debes realizar el bloqueo desde el planning. Para efectuar esta acción, es necesario que realice una reserva en la cuadrícula del planning con las fechas reales de tu bloqueo. Una vez creada sigue los siguientes pasos:
Este tipo de bloqueo permitirá cerrar tu disponibilidad de venta.
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Ve al Planning
Para cambiar el estado de limpieza de cada unidad alojativa ve al planning y selecciona con el ratón la unidad alojativa que quieras modificar del rack. Automáticamente aparecerá una ventana emergente donde podrás elegir el nuevo estado.
Otra opción para realizar este cambio es desde Informes > Estado estancias. Selecciona con el ratón la unidad alojativa y a continuación establece el estado de limpieza en el selector de la parte inferior de la pantalla. Para finalizar pulsa sobre el botón "Establecer" para guardar los cambios.
A través de la app de Avirato, podrá obtener una vía de comunicación entre recepción y el equipo de limpieza y mantenimiento. Recibirás automáticamente en tu programa el estado de las habitaciones indicado desde la app por el servicio de limpieza.
Además, desde el módulo de gobernanta, pueden enviar incidencias de cada unidad alojativa, que serán visualizadas en el programa desde Informes > Mantenimiento.
Con la aplicación móvil, podrá ahorrarse la impresión de informes y esperar a la recepción de los mismos para conocer el estado de limpieza. De todos modos, si los prefiere, puede obtenerlos a través de Informes > Estado de habitaciones.
Ve a Avisos
Genera incidencias de mantenimiento para tener un seguimiento de todo lo que ocurre en las estancias de tu establecimiento.
Escoge en el selector (en la parte inferior de la pantalla) la opción “Mantenimiento”. Aparecerá un nuevo selector en el que podrás escoger la habitación a la que irá asociada la incidencia. A continuación, indica el título, la descripción y pulsa el botón de "Guardar".
Las incidencias se almacenarán en la parte superior del panel. El color del icono de la llave mostrará el estado de la incidencia. Cuando la generes aparecerá de color rojo (pendiente), una vez que la incidencia esté resuelta pincha sobre la misma, su color pasará a ser verde (resuelto).
Ver otras opciones de Aviso
¡Actualización!
En la vista de espacios, en Gobernanta, dentro de los detalles de la reserva, se ha añadido una nueva "tarjeta" o campo.
Dicha tarjeta aparecerá únicamente cuando el cliente de la reserva haya contratado algún extra. En ella, se mostrará una lista con el nombre del extra contratado, así como la cantidad de cada uno de ellos.
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Ve a la opción "Avisos" del menú principal. Esta pestaña está preparada para una comunicación directa y continua entre los trabajadores del establecimiento y la recepción.
En el menú lateral izquierdo podrás seleccionar los tipos de Aviso que quieras filtrar y visualizar:
Mostrar todos
Mostrar únicamente mensajes
Mostrar únicamente servicios de despertador
Mostrar únicamente avisos
Mostrar únicamente partes de mantenimientoVe a la pestaña Avisos
En la parte inferior verás un selector donde podrás escoger el tipo de aviso a crear, puedes escoger entre: aviso, mensaje, despertador o mantenimiento. A demás, puedes indicar si quieres asociarle una alarma de recordatorio marcando el día y la hora (en el selector derecho).
Escribe el título y la descripción y presiona el botón de "Guardar".
Para marcar como realizado cualquier tipo de aviso pincha sobre el icono del mismo. Este cambiará de color en el acto, indicando de una forma visual el estado de la incidencia. Esta acción puede usarse para marcar como resuelto o como pendiente indistintamente:
En el caso de que el aviso sea un mensaje también podrás señalar que éste ha sido leído pulsando sobre el icono de sobre cerrado. El icono cambiará a un sobre abierto.
Para eliminar un aviso, pulsa sobre el icono de la papelera del aviso o de la incidencia en cuestión.
¡Importante! los avisos que elimines no podrás recuperarlos.
¡Novedad! Al crear una alarma desde una reserva, esta alarma le llevará a la reserva correspondiente.
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Ve a Configuración / Hospederías e INE
Envía el parte de viajeros a la dependencia que te corresponda. Para ello, solicita a tu dependencia policial tu usuario de hospedería y contraseña e introdúcelos en Avirato PMS.
Si te corresponde la Guardia Civil puedes realizar el envío de forma automática pulsando sobre el botón "Enviar Parte", siempre que tus reservas estén en estado de "check-in".
Para el resto de dependencias policiales, Avirato genera un fichero XML completamente válido para la entrega del parte de viajeros, que deberás importar en la extranet del Cuerpo de Seguridad que te corresponda.
Ve a Clientes / Registro de Viajeros
Para generar el fichero presiona el botón “Generar Fichero – (Policía – Guardia Civil – Ertzaintza)
Selecciona la carpeta donde quieras guardar el documento, pero no modifiques el nombre del fichero, ya que el programa lo guardará con el usuario personal del establecimiento y el número de parte correspondiente. Dicho archivo se guardará en XML y será apto para subirlo al Servicio de Hospederías Policiales.
Una vez lo hayas guardado, Avirato te preguntará si debe marcar dichos registros como enviados o como no enviados. Si presionas “Sí”, los huéspedes aparecerán como enviados y no podrán volver a ser enviados, ya que solo se generan partes con los ficheros no notificados a dependencias policiales. Si por el contrario, presionas “No”, el fichero se habrá generado, pero los clientes seguirán como no notificados.
Para marcarlos como notificados, genera un nuevo parte y marca como enviados dichos registros.
¡Importante! recuerda que para enviar el parte de viajeros o generar el fichero XML, es necesario que introduzcas previamente en Avirato PMS los parámetros proporcionados por tu dependencia policial.
Ve a Clientes / Registro de Viajeros
Consulta los partes de viajeros siempre que lo necesites.
Todos los registros de viajeros se agreguen automáticamente al realizar el check-in. Para que el control de tus registros sea más cómodo y fácil, Avirato deja marcada, por defecto, la opción “Mostrar únicamente viajeros no notificados en dependencias policiales”. Si lo desmarcas visualizarás también los ficheros enviados, los cuales aparecerán con un “Sí” en la columna “Enviado”.
Presiona sobre los encabezados de las columnas para ordenar el listado según la tipología.
Si tu hospedería no acepta el fichero puede ser por varios motivos:
El número de parte no es correcto. Revisa el último número de parte enviado a Hospederías Policiales y contrástelo con el número de parte registrado en Avirato PMS Ver Configuración > Hospederías e INE > Parte de viajeros.
El fichero contiene errores. Revisa los datos de los diferentes partes, puede que en alguno de ellos exista un error (fecha expedición, nombre, sexo, etc.) y, por ende, Hospederías no acepte dicho fichero. Si es así y necesitas modificar un parte, accede a la pestaña Registro de viajeros en el interior de la reserva.
Genera un Excel y almacena en tu ordenador tus partes de viajeros. Para ello, presiona el botón “Generar Excel”. Esta acción le abrirá una ventana emergente para guardar el archivo.
Podrás imprimir las fichas de registro de viajeros pulsando el botón “Imprimir fichas de registros de viajeros”
Envía por correo electrónico los ficheros de viajeros. Para ello, indica primero en la parte superior el grupo que quieras enviar (notificados o no notificados) y a continuación dirígete a la subpestaña "Envío por email", situada en la parte inferior de la pantalla. Introduce la dirección del destinatario y pulsa el botón de "Enviar". Añade tantas direcciones como necesites separándolas con puntos y comas (;).
Para poder utilizar este servicio es necesario que configures tu correo electrónico en Avirato PMS.
Configura tu correo electrónico.
Ve a Configuración / Hospedería e INE
Avirato dispone de un módulo desde el que podrás enviar la estadística solicitada por el INE.
Solicita al organismo encargado de las estadísticas, los datos necesarios para configurar este apartado. La automatización de este proceso mejorará tu rendimiento, reduciendo la preparación de las estadísticas a un tiempo mínimo.
¿No has encontrado lo que buscas? Envíanos un correo electrónico con tu sugerencia pinchando aquí.
Ve a Configuración / Integraciones Avirato / Correo electrónico / Configuración
Avirato PMS envía multitud de correos electrónicos, tanto a tu establecimiento como a los huéspedes que reservan en él. Para que estos envíos sean posibles debes configurar este apartado según el servidor de correo electrónico que utilices.
Ve a Configuración / Integraciones Avirato / Correo electrónico / Mails automatizados / Plantillas mail
Por defecto, Avirato genera tres tipos de correos electrónicos que se enviarán al huésped en diferentes fechas y con diferente información:
Mail confirmación de reserva: este correo se enviará cuando la reserva aparezca como confirmada. El huésped debe encontrar en él, toda la información relacionada con la reserva que acaba de realizar, cómo también cualquier dato de interés o peculiaridad de tu establecimiento.
Mail de recordatorio: envía un correo recordando al huésped su reserva. Más abajo te enseñamos como configurar su envío automático días antes del check-in.
Mail de agradecimiento: tras el check-out podrás enviar a tu cliente un email agradeciendo su estancia. Te aconsejamos que utilices este correo para enviar códigos promocionales con descuentos para futuras reservas. Esto te permitirá fidelizar clientes y aumentar tus reservas directas.
Para que los datos de la reserva, tales como, la fecha, el número de noches, el precio de la reserva... se generen de forma automática tienes que usar los comodines disponibles en la pestaña "comodines". Verás un listado con todos los datos que puedes añadir a tus correos.
Sigue los siguientes pasos para implementarlo en tu plantilla:
Puedes personalizar el diseño y la información de tus correos de una forma fácil e intuitiva gracias a nuestro editor online. Para acceder, pulsa sobre el botón "Editor online". Se abrirá un editor en línea donde encontrarás una serie de plantillas editables. Modifica colores, imágenes, enlaces a redes sociales y añade cuanta información sea necesaria.
Cuando hayas finalizado tu correo pulsa el botón "Opciones" y seguidamente pulsa "Actualizar plantilla". Guardaremos automáticamente tu nuevo email en Avirato PMS.
Repite el proceso con cada uno de los correos que quieras mandar para gestionar tus reservas.
Podrás modificar su contenido, o cambiar de plantilla siempre que sea necesario.
Si quieres personalizar aún más tus emails de confirmación, puedes crear cuantas plantillas adicionales necesites.
Imagina que quieres que los emails de confirmación de tus canales de venta sean diferente al que envías cuando las reservas entran a través de tu motor de reservas. Pues bien, para ello solo tienes que escribir el nombre (Ejemp: Confirmación Booking), el asunto (Ejemp: Su reserva a través de booking ha sido confirmada) y el contenido de la nueva plantilla. Para finalizar pulsa el botón "Añadir".
En el siguiente punto te explicamos cómo asociar los emails y activar los envíos automáticos.
¡Importante! No te olvides de pulsar el botón "Guardar" para no perder los cambios.
Ve a Configuración / Integraciones Avirato / Correo electrónico / Mails automatizados
En esta pantalla encontrarás todo lo necesario para activar los envíos automáticos, estableciendo horas o días para el envío, y también a asociar diferentes correos según el método de reserva.
Si activas esta opción, Avirato PMS enviará automáticamente a las reservas con estado "Reserva Confirmada" el mail de confirmación que tengas configurado.
El único caso en el que te preguntaremos si deseas enviar el mail de confirmación es cuando modifiques de forma manual el estado de una reserva a "Reserva Confirmada".
Activa esta opción para elegir a que reservas quieres enviar tus emails de confirmación. Podrás configurar:
Marca esta opción para activar el envío automático de tu email de recordatorio. Puedes indicarnos con cuantos días de antelación quieres que mandemos dicho mail.
Marca esta opción para activar el envío automático de tu email de agradecimiento. En este caso los días que selecciones serán después de haber realizado el check-out.
Ve a Configuración / Integraciones Avirato / SMS
Informa a tus huéspedes también a través de SMS la confirmación, recordatorio y el agradecimiento de su reserva. Para poder disfrutar de este servicio contrata con la empresa “Afilnet” el paquete de SMS.
Una vez contratado, introduce en Avirato PMS los datos solicitados.
A continuación, activa los SMS que quieras enviar a tus huéspedes y añade el contenido del mismo. Igual que en los mails, ve a la pestaña "Comodines" para buscar los datos que recogeremos automáticamente de la reserva.
El envío de los SMS, se harán en función de la configuración activada en la pestaña “Mails automatizados”.
Ir a Automatiza tus correos de reserva
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Ve a Clientes / Newsletter
En Avirato te ofrecemos una herramienta capaz de realizar email marketing. La mejor manera de incrementar ventas, ahorrar tiempo, dinero y sobre todo ganar clientes.
Con esta herramienta podrás enviar a tus clientes campañas de emailing con diseños atractivos gracias a nuestras plantillas personalizadas. A demás podrás gestionar los emails que envías a clientes que reservaron por nuestro motor de reservas o por tus canales de venta.
Avirato Newsletter extrae de tu PMS todos los contactos actualizados. De este modo tu lista de contactos se mantiene actualizada permanentemente.
Para acceder al gestor pulsa sobre el botón "Herramienta de gestión de Newsletter". Te llevaremos a una pantalla en la que deberás introducir el mismo usuario y contraseña que utilizas en Avirato PMS.
Para empezar a editar tus newsletter solo tienes que pulsar sobre el botón “Crear” de la plantilla que más se ajuste a tus necesidades. Se abrirá un editor donde podrás añadir y personalizar el contenido.
En primer lugar es importante que especifiques el nombre de la campaña. Si dejas está opción vacía no podrás pasar al siguiente paso.
Personaliza los textos a tu gusto. Cambia fuentes, tamaños, colores, etc.
Borra o carga las imágenes que se ajusten a tu campaña.
Pulsa sobre el botón “Comodines” para cargar de forma automática el nombre y apellidos de tus destinatarios.
Añade botones personalizados.
Enlaza tus campañas a tus redes sociales.
Una vez hayas terminado de editar tu plantilla pulsa sobre el botón de “Opciones”, para decidir si quieres enviar, programar o guardar la plantilla editada.
Podrás ver las plantillas guardadas en la pestaña “Borrador”.
Si seleccionas "Enviar", te llevaremos a una pantalla donde encontrarás todo lo necesario para filtrar el público al que quieres dirigir tu campaña de correo electrónico. A medida que vayas seleccionando las distintas opciones te indicaremos en la zona inferior el número de receptores que cumplen las características que has seleccionado para el envío.
Para realizar el envío de tus campañas te ofrecemos dos opciones:
Envío inmediato: pulsa sobre el botón “Enviar ahora”. Se realizará en envío en el acto.
Envío programado: escoge fecha y hora para el envío de tu campaña. A continuación pulse sobre el botón “Programar Mails”.
Tanto si programas tus campañas como si las envías, te mandaremos un correo de confirmación en el momento.
Podrás ver tus campañas programadas en el menú principal pulsando sobre “Programadas”.
En el apartado de “Enviados” encontrarás el listado de tus campañas enviadas. En cada una de ellas te mostramos el número de visualizaciones que ha tenido la campaña para tener un mayor control del éxito de su estrategia de marketing.
Para más detalles visita nuestra guía pinchando aquí.
¿No has encontrado lo que buscas? Envíanos un correo electrónico con tu sugerencia pinchando aquí.
Es un apartado fundamental, ya que, te permitirá obtener una visión clara del desarrollo de tu negocio. Puedes generar los informes y/o exportarlos en formato Excel para su posterior análisis.
¡Novedad! Se ha actualizado por completo la vista de Informes en la Aplicación móvil.
Al entrar, verá un pequeño resumen de las reservas para el día actual. En dicho resumen se incluyen las reservas realizadas ese mismo día, el número de checkins y checkouts (tanto los realizados, como los esperados), así como las reservas "in house".
Justo bajo ese resumen, encontrá dos apartados distintos:
El primero, representa las reservas por operador en el último año, utilizando un gráfico de barras. En cada una de las barras se indicará el nombre del operador, así como la cantidad de reservas del mismo (tanto en número, como en porcentaje respecto al total).
El segundo apartado contiene la representación de la ocupación, y se divide en varios gráficos: Un gráfico circular representando el porcentaje de ocupación total de las habitaciones, otro gráfico circular representando el porcentaje de adultos y niños respecto al total de huéspedes, y por último, un gráfico de barras representando el porcentaje de ocupación de cada habitación.
Debajo encontrará otro gráfico que representa la media de ocupación por cada día en el mes actual, mostrando en un pequeño apartado la media de ocupación diaria durante ese mes.
Por último, se encuentra un gráfico de barras donde se indica el porcentaje de reservas por cada país durante el año en curso.
Ve a Informes / RevPAR/GoPar
El RevPar (Revenue Per Available Room) y el GopPar (Gross Operating Profit Per Avalaible Room) de Avirato te permiten medir y valorar el rendimiento financiero de tu establecimiento.
Puedes añadir los gastos anuales de personal, suministros, costes financieros, alquileres, mantenimiento, comisiones, publicidad y gastos varios. Cada uno de ellos estará asociado a un color, que podrás ver representado en el gráfico de la derecha.
Ve a Informes / ADR
Avirato calculará el ADR (Average daily rate), que equivale al precio medio de venta de la habitación durante un periodo de tiempo determinado. A través de dos gráficos simples y fáciles de entender te mostraremos por un lado, la tarifa media de alojamiento por habitación ocupada (12 meses); y, por otro, el porcentaje de ocupación de un periodo (9 meses) de ADR.
En ambos gráficos se mostrará el mes en curso en color amarillo, mientras que los meses pasados y futuros estarán en color azul.
Los datos que te mostramos en el gráfico también los tendrás disponibles en la tabla inferior.
Ve a Informes / Reservas
Esta pestaña tiene a su vez una serie de subpestañas en las que podrás encontrar informes detallados de las reservas de tu establecimiento. Se dividen en:
Ve a Informes / Estado estancias
Visualiza las reservas que se encuentran in house en el día actual. Además, desde aquí también podrás efectuar acciones de cambio de estado de limpieza y cerrar o abrir ventas online.
Cambio de estado de limpieza: selecciona con el ratón la unidad alojativa que quieras modificar y a continuación establece el estado de limpieza en el selector de la parte inferior de la pantalla. Pulsa el botón "Establecer" para guardar los cambios.
Abrir / Cerrar ventas online: selecciona con el ratón la unidad alojativa que quieras cerrar a la venta online y selecciona en el selector la opción "No disponible en venta online". Para finalizar y guardar los cambios pulsa sobre el botón "Establecer".
Esta acción supondrá el bloqueo permanente de la estancia para la venta online, por lo que no estará disponible ni en el motor de reservas ni en el Channel Manager. Si posteriormente necesitas abrirlo a la venta, bastará con seleccionar “Disponible en venta online” y pulsar el botón “Establecer”.
Ve a Informes / Mantenimiento / Mantenimiento
Comprueba los todos los avisos de mantenimiento existentes, tanto añadidos desde el módulo de gobernanta (App de Avirato) como en el apartado “Avisos” del PMS.
Te los mostraremos ordenados cronológicamente y según su estado: pendientes de reparación, reparados y todos.
Los cambios de estado de las incidencias se realizarán desde la pestaña de “Avisos”
Ir a Avisos
Ve a Informes / Mantenimiento / Camas Supletorias
En este subapartado podrás llevar un efectivo control de las camas supletorias ocupadas en tu establecimiento.
En la pestaña “Ubicación camas supletorias”, podrá comprobar dónde se encuentran las camas en una fecha determinada. Para ello, selecciona la fecha a elegir y el programa te mostrará la habitación en la que se encuentra la cama, el número de camas usadas en esa estancia y las fechas de entrada y salida.
Para que este panel funcione correctamente configura el número total de camas disponibles en tu establecimiento desde Configuración > Tarifas > Costes adicionales.
Por otro lado, en la pestaña “Distribución ocupadas”, podrás revisar la distribución de las camas supletorias ocupadas durante 20 días, a partir del día actual, sin importar la fecha seleccionada en el calendario anteriormente citado. Dicha distribución se muestra través de un gráfico, donde el color amarillo corresponde al día corriente y el color azul, a los posteriores días.
Este módulo te permitirá gestionar toda la facturación de tu establecimiento. Te ofrecemos los siguientes reportes:
Ve a Informes / Facturación / Resumen
Busca y controla la facturación de tu establecimiento. Para ello, selecciona la fecha inicial y final para la que solicitas el resumen de facturación y presiona sobre el botón “Buscar”.
Podrás filtrar la información devuelta según los siguientes parámetros:
Facturación + previsión: mostrará tanto las facturas emitidas como las que deberían generarse, ya que el programa realiza una previsión de las reservas sin facturas.
Facturación realizada: solo mostrará las facturas generadas.
Previsión: mostrará aquellas reservas que posean cargos que no hayan sido convertidos en facturas.
Proformas: listará todas las proformas generadas en las fechas seleccionadas.
Check In: mostrará el listado de todas las reservas con fecha de entrada.
Check Out: mostrará el listado de todas las reservas con fecha de salida.
Ve a Informes / Facturación / Cliente
El informe que genera este panel muestra la facturación realizada a los clientes del establecimiento.
Puedes generar tu listado de facturas filtrando por fechas e importes.
Para mostrar el reporte pulsa sobre el botón “Buscar”.
Ve a Informes / Facturación / Créditos Clientes
Revisa los créditos de los clientes de tu establecimiento en unas fechas concretas.
Para ello, selecciona una fecha inicial y una fecha final y presiona el botón “Buscar".
Puedes cancelar un pago a crédito seleccionando el cliente con el ratón y a continuación, en la parte baja de la pantalla, establecer el importe cobrado y su método (Efectivo, Tarjeta, Transferencia). Para hacer efectivo la anulación del crédito presiona sobre el botón “Añadir pago”.
Ve a Informes / Facturación / Hoja de caja
Comprueba la hoja de caja diaria de tu establecimiento. Se mostrará la cantidad añadida y la forma de pago, del día que hayas seleccionado en el calendario.
Para dejar la caja a cero, añade la totalidad de la caja (Total Efectivo acumulado en caja) en negativo y presiona sobre el botón “Añadir Pago”.
Ve a Informes / Facturación / Traspaso de cargos
En este apartado podrás llevar el control de los traspasos realizados en tu establecimiento.
Selecciona la fecha de inicio y fin, donde han tenido lugar los traspasos realizados, y presiona sobre el botón “Buscar”.
Ve a Informes / Facturación / Pagos
Encuentra toda la información relacionada con los cobros de tu establecimiento. Además, disponemos de un módulo donde podrá reflejar los pagos realizados.
Estado de pagos: selecciona una fecha de inicio y fin para obtener un listado de tus reservas, indicando la forma de cobro y las reservas que estén pendientes de pago.
Para obtener el informe, presiona sobre el botón “Buscar”.
En la parte baja encontrarás un sumatorio donde verás el estado de pagos total en función de las fechas seleccionadas en la parte alta de la pantalla.
Histórico de pagos: selecciona una fecha de inicio y fin para obtener un listado de los pagos.
Puedes realizar un filtro en el selector “Tipo de Abono”.
Para obtener el informe, presiona sobre el botón “Buscar”.
Los apuntes de caja, también se verán reflejados en este informe.
Proveedores: este panel refleja los pagos realizados a tus proveedores. Obten un informe de tus gastos, para ello selecciona las fechas de inicio y fin, y a continuación presiona sobre el botón “Buscar”.
Para registrar un pago realizado, dirígete a la parte inferior de la pantalla y selecciona la fecha de pago, introduce el proveedor y añade la cantidad y la forma de pago. Haz efectivo el pago presionando sobre el botón “Añadir Pago”.
Ve a Informes / Facturación / Producción
Obtén la producción de tu establecimiento.
Para un uso óptimo de la herramienta, te recomendamos añadir y guardar los productos y servicios que ofrezca tu establecimiento, en Configuración > Cargos Predefinidos. De esta manera, el programa los contabilizará como uno solo.
Para obtener el informe, elige la fecha de inicio y fin, presiona en el selector el tipo de producción a generar y pulsa el botón “Buscar”.
¿No has encontrado lo que buscas? Envíanos un correo electrónico con tu sugerencia pinchando aquí.
Avirato te ofrece el módulo CRM, con el que podrás gestionar todos tus clientes, realizar seguimiento y crear campañas de información a través de Avirato Newsletter.
Ve a Clientes / Búsqueda
Utiliza los parámetros de filtrado (situados en la parte superior de la pantalla) para buscar clientes en tu lista. El resultado de la búsqueda aparecerá en la columna "Parámetros de búsqueda" de la izquierda . Pincha sobre el cliente para visualizar su información en la parte derecha de la pantalla.
Ve a Clientes / Añadir Clientes
Todos los clientes de tus reservas serán almacenados automáticamente. No obstante, si quieres das de alta a nuevos clientes sin necesidad de estar asociados con reservas puedes hacerlo desde Clientes > Añadir Cliente.
Ve a Clientes / Búsqueda / Comentarios
Comprueba las valoraciones asociadas a un cliente marcando las diferentes opciones del cuadro. También podrás compartir opiniones con el resto de alojamientos o usuarios.
Ve a Clientes / Newsletter
Avirato te ofrece la opción de exportar todos los clientes de su CRM o parte de ellos.
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Si tienes más de un establecimiento contratado con Avirato podrás gestionar cada uno de ellos individualmente sin necesidad de cerrar el programa.
Ve a Configuración / Multi propiedad
Para añadir una cuenta escribe en el apartado "Añadir Propiedad" los datos de acceso de otra cuenta creada con Avirato. A continuación pulsa el botón de "Añadir".
En esta misma pantalla podrás ver el listado con todas tus propiedades.
Ve a Planning
Cuando necesites cambiar de un establecimiento a otro debes dirigirte al planning principal. Debajo del logotipo de Avirato verás un selector donde podrás seleccionar otro establecimiento.
Este selector solo aparecerá si previamente has añadido otras propiedades.
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Ve a Configuración / Usuarios y seguridad
Con Avirato puedes crear diversos perfiles para administrar y controlar el uso del programa. De esta manera podrás asociar diferentes permisos a cada tipo de perfil.
Escribe el nombre del nuevo usuario, su correo electrónico y su contraseña. A continuación, activa los accesos que podrá gestionar con su perfil y pulsa el botón de "Guardar" para finalizar.
¡Importante! el sistema crea automática el usuario “Admin” cuando se genera más de un perfil. No lo verás en el panel de configuración de usuarios, pero sí en el desplegable cuando abras Avirato PMS.
La finalidad del usuario “Admin” es, que el responsable del programa tenga acceso a todo el sistema, sin restricciones. Por este motivo, es muy importante establecer una contraseña para este usuario. Para ello, activa la opción "Proteger la configuración con contraseña" del apartado Acceso a panel de opciones. Escribe tu contraseña y pulsa sobre el candado con llave para guardar.
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OCR AviScan es nuestro escáner de documentos para el check-in automático en Hoteles, una herramienta pensada para facilitar la introducción de datos de su huésped y asociarlos a una reserva.
Podremos escanear DNI español y Pasaportes.
OCR Aviscan es una herramienta integrada en Avirato, puede escanear desde el PMS y desde la App.
Vaya al apartado PLANING y seleccione la reserva a la que quieres incorporar los datos de los viajeros.
Una vez dentro, en la parte inferior seleccione “registro Viajeros”.
Podrás ver una serie de opciones entre la que encontraras:
“Escanear documento desde Webcam”, selecciónelo.
Se abrirá una pestaña en tu navegador predeterminado, en la cual podrás ver tu Webcam.
DNI: realice una foto de la parte trasera.
Pasaporte: realice una foto de la página donde se encuentra la foto.
¡Importante! La foto del documento debe contar con una buena calidad en cuanto a luz y nitidez para extraer de forma correcta la información.
Presione el botón central 
para realizar una captura y a continuación, presione el botón 
que aparecerá a la derecha para validar el documento y tratar los datos.
Tras un segundo aparecerá un mensaje informándote si los datos han sido insertados satisfactoriamente o no.
Repita el paso 2 por cada documento a insertar en esta reserva.
Vuelva a su PMS y presione el botón 
que se encuentra al lado del botón “Escanear documento desde Webcam” para refrescar los datos y ver los datos insertados desde OCR AviScan
Vaya al apartado PLANING y seleccione la reserva a la que quiere incorporar los datos de los viajeros.
Diríjase a la parte inferior donde encontrara el apartado Registro de Viajeros.
Presione el botón escanear para ir al lector de documentos.
DNI: realice una foto de la parte trasera.
Pasaporte: realice una foto de la página donde se encuentra la foto.
¡Importante!La foto del documento debe contar con una buena calidad en cuanto a luz y nitidez para extraer de forma correcta la información.
Presione el botón central para realizar una captura y a continuación, presione el botón que aparecerá a la derecha para validar el documento y tratar los datos.
Tras un segundo aparecerá un mensaje informándote si los datos han sido insertados satisfactoriamente o no.
Repita el paso 2 por cada documento a insertar en esta reserva.
DNI: realice una foto de la parte trasera.
Pasaporte: realice una foto de la página donde se encuentra la foto.
Presione el botón central para realizar una captura y a continuación, presione usar foto.
A continuación presione el botón que aparecerá a la derecha para validar el documento y tratar los datos.
Tras un segundo aparecerá un mensaje informándote si los datos han sido insertados satisfactoriamente o no.
Repita el paso 2 por cada documento a insertar en esta reserva.
Presionando el botón rojo de arriba a la derecha volverá a el apartado “Registro de viajeros” de la reserva, donde aparecerán los datos de sus clientes.