Bonnes pratiques sur l’utilisation des mails

De nos jours, nous recevons et envoyons tous des mails pratiquement tous les jours, et parmi ce trafic de mails, il est courant qu’un grand nombre d’entre eux se retrouvent dans le dossier SPAM. En règle générale, les mails qui aboutissent dans le dossier SPAM sont, eh bien… juste cela, du SPAM, mais il est également courant qu’un mail qui n’est pas du spam atterrisse dans ce dossier. Bien que la plupart du temps cela puisse être évité, il y a de nombreux facteurs déterminants qui peuvent être à l’origine de cette situation. Chez Avirato, nous vous proposons quelques recommandations pour éviter, autant que possible, que vos mails professionnels ne finissent dans les SPAM.

1. N’utilisez que le mail de l’entreprise pour les tâches de l’entreprise.

   Il va sans dire que vous ne devez jamais utiliser l’adresse électronique de votre entreprise, que vous utilisez pour gérer votre entreprise et votre modus vivendi, pour vous inscrire sur un site web, quel qu’il soit. Vous ouvrez ainsi la porte au SPAM et à d’autres visiteurs moins souhaitables, tels que les virus et les attaques de logiciels malveillants.

2. Éviter les gestionnaires de courrier

   Il est très tentant d’utiliser un gestionnaire de messagerie tel que Outlook ou Thunderbird pour consulter votre courrier électronique, mais ces gestionnaires de messagerie sont la cible de la plupart des virus qui traquent vos contacts et envoient des courriers de masse en votre nom, car ils constituent un élément sur lequel les auteurs de logiciels malveillants peuvent s’appuyer. Si cela se produit, non seulement les systèmes de sécurité de nos serveurs peuvent bloquer vos envois pour vous empêcher d’envoyer des spams, mais cela donne également une image très peu professionnelle de votre entreprise aux yeux de vos clients. C’est pourquoi, chez Avirato, nous recommandons toujours d’utiliser directement votre boîte aux lettres Webmail, que nous vous envoyons lorsque nous créons vos emails. Et si vous ne savez pas de laquelle il s’agit, nous vous invitons à la demander à design@avirato.com

3. L’importance de l’Objet

   Les filtres anti-spam sont paramétrés pour détecter les mails indésirables sur la base d’une série de facteurs et de mots-clés. C’est pourquoi, si vous utilisez des majuscules dans vos lignes d’objet, ou si vous utilisez des mots que nous associons tous au spam, tels que «free», «offer» ou «discount» (entre autres), vos mails finiront par ne pas arriver dans la boîte de réception.

4. Prêtez attention au corps du mail

   De même, il est risqué d’utiliser des mots traditionnellement associés au spam dans le corps du message lui-même. Évitez de multiplier les exclamations, les références à des produits ou services gratuits, ou les expressions qui incitent le lecteur à acheter ou lui inspirent confiance. Un mail sobre et informatif est souvent le meilleur et même le plus productif dans un mail d’entreprise.

5. N’utilisez pas de liens raccourcis

   L’une des pratiques les plus courantes dans les attaques par hameçonnage (le fait de se faire piéger en donnant ses identifiants) consiste à utiliser des raccourcis de liens pour camoufler les domaines afin que l’utilisateur ne pense pas qu’il est en train d’accéder à un site non légitime. Les liens raccourcis sont ainsi ciblés par les filtres anti-spam. Nous essayons souvent de joindre des liens longs et encombrants à nos mails, mais cela vaut mieux que le fait que le destinataire ne recevra jamais notre communication.

6. N’abusez pas des images

   L’utilisation d’images allège la lecture et donne une touche esthétique à nos mails. Mais dans de nombreux cas, elles sont utilisées pour cacher des informations, telles que les mots-clés mentionnés ci-dessus, et il est donc courant de se méfier des mails contenant un très grand nombre d’images. Cela ne signifie pas pour autant que nous ne pouvons pas les utiliser dans nos mails, mais gardez à l’esprit qu’un mail de 400 mots et de 15 images peut être «suspect». Que recommande Avirato ? N’utilisez les images que pour compléter l’information. Ajouter une image qui fournit la même information que le texte déjà inclus n’est pas une bonne idée.

7. Les limites d’envoi sont très importantes

   Nos logiciels et nos systèmes de stockage imposent des limites à l’envoi de courrier électronique. C’est très important pour éviter que l’IP de votre domaine ne se retrouve sur une liste noire au cas où vos ordinateurs seraient infectés par des logiciels malveillants ou, plus couramment, si quelqu’un s’emparait de vos informations d’identification et envoyait des mails en votre nom. L’une des erreurs les plus courantes consiste à utiliser l’IP du domaine pour envoyer des mails en masse. Cela peut compromettre non seulement un mail, mais aussi tous les mails associés à ce domaine (ce qui vient après le @). C’est pourquoi, si vous envisagez de mener des campagnes de marketing électronique, utilisez des applications très efficaces et fiables telles que Mailchimp ou Sendinblue.

8. Disposer d’une liste de contacts à jour

   Un autre problème lié aux envois massifs est l’absence de vérification des destinataires de ces mails. Si un grand nombre de nos envois sont destinés à des adresses électroniques qui n’existent pas, ils risquent d’être considérés comme du spam, et plus encore s’ils sont envoyés à des adresses électroniques qui existent, mais qui ont précédemment déclaré qu’elles ne souhaitaient pas recevoir vos mails. Il y a deux choses principales à faire. La première consiste à vérifier l’existence de l’adresse électronique à laquelle vous l’envoyez à l’aide de services tels que Verify Email. Une fois que vous vous êtes assuré que le compte existe, encouragez-les à répondre à l’e-mail de l’expéditeur, en évitant les boîtes aux lettres telles que noreply@…. Vous augmentez ainsi les chances que vos mails soient inscrits sur la liste blanche.

9. Soyez rigoureux avec le GDPR

   Il est très important de garder à l’esprit qu’avec les nouvelles dispositions du règlement général sur la protection des données, le destinataire de vos mails doit d’abord consentir à recevoir des mails commerciaux de votre part, puis se voir offrir la possibilité de se désabonner de ces mails. Pour ce faire, nous fournissons à l’utilisateur un consentement explicite dans nos formulaires de contact et nous ajoutons une option de désabonnement dans nos mails commerciaux. De nombreux systèmes de marketing par courrier électronique, tels que ceux mentionnés ci-dessus, ont déjà mis en place cette méthodologie.

10. Les codes d’accès

    Le détournement de mots de passe et de comptes de messagerie est beaucoup plus fréquent qu’il n’y paraît. Un mot de passe vraiment solide est un mot de passe composé de 16 caractères, choisis au hasard, et composé de lettres, de chiffres et de symboles, et qui doit être modifié régulièrement, au moins une fois tous les trois mois. Il devrait être modifié régulièrement, au moins une fois tous les trois mois. Il sera ainsi plus difficile de s’approprier votre mot de passe par la force.

11. Les outils de marketing numérique

    La meilleure façon de s’assurer que votre adresse IP n’est pas enregistrée comme SPAM en raison d’envois massifs est d’utiliser des outils spécialisés à cet effet. De plus, ces outils vous fournissent des rapports et des statistiques, tels que le nombre de lecteurs de votre courrier électronique, le nombre de personnes qui se désabonnent à cause d’un courrier électronique, le nombre de fois qu’un lien contenu dans le courrier électronique a été consulté, etc. Ces informations ne peuvent pas être obtenues par l’envoi direct, qui vous permet seulement de savoir si le mail a été envoyé ou non. Tout cela vous permettra de vous assurer que vos communications arrivent à destination : la boîte de réception. Vous éviterez ainsi de vous retrouver dans les SPAM, ce qui dévaloriserait votre domaine et votre marque commerciale.