Facturation et frais
Dans chaque réservation, vous disposez d’un module pour facturer le client. Pour ce faire, entrez dans la réservation et sélectionnez l’onglet «Facturation et frais».
Frais
Gérez les frais de votre réservation. Vous pouvez créer des frais manuellement ou en sélectionnant un frais dans la liste déroulante «Elément».
Les frais de cette liste déroulante doivent être créés au préalable dans l’onglet Menu > Configuration > Frais prédéfinis.
Utilisez l’icône pour développer les informations sur les frais et afficher le montant imposable ou appliquer une remise.
Paiements
Effectuez le paiement de vos réservations en totalité ou en plusieurs fois. Vous pouvez indiquer le montant et le mode de paiement en bas de l’écran et cliquer sur le bouton «Ajouter paiement».
Avirato PMS indiquera le statut du paiement en changeant la couleur du symbole € :
- Rouge : indique qu’aucun paiement n’a été effectué.
- Jaune : apparaît lorsqu’une partie seulement reste impayée.
- Vert : tous les frais correspondant à la réservation ont été payés.
Important : les paiements effectués ou supprimés apparaissent dans la caisse avec la date à laquelle ils ont été effectués c’est-à-dire qu’ils sont indépendants de la date de facturation ou de réservation.
Vous pouvez consulter l'historique des paiements effectués via l'onglet "Résumé des paiements".
Ajouter Feuille
Si vous devez générer des frais distincts, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton. De cette manière, vous pouvez créer autant de factures que vous le souhaitez au sein d’une même réservation, ou même facturer différentes personnes ou entreprises au sein d’une même réservation.
Observation Facture
Ajoutez toute information supplémentaire en cliquant sur l’onglet » Observations «. Le texte que vous ajoutez dans ce champ sera reflété dans le document une fois que vous l’aurez généré.
Décider à qui facturer
Avirato collecte par défaut les données de réservation en tant que client à facturer par défaut. Si vous devez facturer une autre personne ou société, vous pouvez la modifier en cliquant sur la loupe dans la section Facturation et frais, en choisissant la personne ou la société à facturer. S’il a déjà été saisi, les données seront automatiquement complétées, sinon vous pouvez enregistrer un nouveau client ou une nouvelle société à partir de cette section.
Date de la facture
La date actuelle apparaîtra toujours. Pour la modifier, cliquez sur le bouton du calendrier et sélectionnez la nouvelle date que vous souhaitez voir apparaître sur la facture.
Transferts de frais
Transférer le frais sur une autre feuille de la même réservation ou sur une autre réservation. Pour ce faire, sélectionnez l’icône à la fin du frais, une fenêtre pop-up s’ouvrira et vous pourrez choisir entre :
- Transfert de base : déplacer le frais sur une autre feuille de la même réservation.
- Transfert avancé : transférer le montant de la réservation vers une autre réservation. Sélectionnez la date et le nom de la réservation à transférer. Pour transférer tous les frais, il suffit d’activer l’option «Transférer tous les montants non facturés».
Les frais transférés seront supprimés de la réservation initiale et seront imputés à la réservation que vous avez sélectionnée dans la fenêtre contextuelle.
Annuler des frais
Lorsqu’un frais est annulé, son montant est ajouté en négatif et déduit du coût total de la réservation. Cette action sera reflétée dans une nouvelle feuille à l’intérieur de la réservation.
Supprimer un frais
La différence entre l’annulation d’un frais et la suppression d’un frais est que cette dernière supprime complètement le frais sans laisser de trace.
Une fois ce point clarifié, si vous souhaitez supprimer le frais, il vous suffit de cliquer sur l’icône située à la fin du frais et le tour est joué !
Générer un document
La première chose à faire pour générer un document est de sélectionner son type, c’est-à-dire s’il s’agit d’une facture, d’une proforma, d’un reçu ou d’un avoir. Sélectionnez ensuite, dans le menu déroulant, la feuille sur laquelle vous souhaitez placer votre nouveau document.
Enfin, appuyez sur le bouton » Créer/Imprimer une facture «, le programme générera automatiquement un numéro pour le document sélectionné.
Envoyez le document par e-mail à votre client en cliquant sur le bouton » Créer/Envoyer par e-mail «. Il est indispensable que vous ayez enregistré votre adresse e-mail dans Avirato PMS et que vous ayez configuré l’adresse e-mail de l’établissement pour pouvoir envoyer la facture, sinon elle ne sera pas envoyée.
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