Hospedería Police Nationale (Espagne)

Les propriétaires ou gérants d’hébergements touristiques (hôtel, auberge, logement touristique, etc.) doivent enregistrer les clients ou les voyageurs qu’ils hébergent et tenir à jour le rapport des entrées et le registre des voyageurs dans chaque hébergement touristique qu’ils gèrent.

L’enregistrement des voyageurs en Espagne est une obligation qui incombe à tous les propriétaires de logements touristiques, en vertu des dispositions de la loi organique 4/2015, du 30 mars, relative à la protection de la sécurité publique.

À qui dois-je envoyer les rapports des voyageurs en Espagne ?

Si le logement est situé dans une ville où il n’y a pas de poste de police nationale, l’enregistrement des voyageurs doit se faire auprès de la Guardia Civil, sauf en Catalogne, qui doit les envoyer aux Mossos d’esquadra, et au Pays basque, qui doit les envoyer à l’Ertzaintza.

Une fois inscrit, vous pourrez envoyer automatiquement les rapports d’entrée de vos clients (voir ci-dessous pour plus d’informations).

Comment collecter les données des visiteurs pour l’enregistrement des voyageurs ?

Check-in en ligne : plus de 80% des clients ont montré de l’intérêt pour la possibilité d’un check-in en ligne pour leurs réservations d’hôtel afin d’éviter les files d’attente, l’attente et les risques inutiles. Pour en savoir plus sur le check-in en ligne, cliquez ici. Pour mettre en place le check-in en ligne, suivez les étapes suivantes.
Notre lecteur de documents OCR AviScan : scanne le texte et/ou l’image, transférant les données du client directement sur votre carte. Passeports et cartes d’identité espagnols.

1. Conditions requises

La procédure d’enregistrement auprès de Webpol est très simple. Il vous suffit d’en faire la demande en personne au poste de police le plus proche de votre établissement hôtelier. Le propriétaire ou le gérant de l’établissement doit s’y rendre et s’identifier en fournissant les documents originaux accompagnés d’une photocopie. Les informations à fournir sont les suivantes :

Pièce d’identité du responsable ou autorisation accompagnée d’une photocopie de la pièce d’identité du responsable.
Déclaration de responsabilité de l’activité, identique à celle présentée au Tourisme.
Contrat de gestion immobilière, simple note ou acte indiquant la procuration pour l’immeuble.

Si les informations fournies sont correctes, la police nationale vous attribuera un nom d’utilisateur et un mot de passe pour accéder à votre extranet.

Important : vous devez demander l’envoi de fichiers massifs à la police nationale pour pouvoir envoyer l’enregistrement du voyageur à partir d’Avirato.

2. Étapes préalables.

Pour vérifier si vous pouvez envoyer le registre des fichiers de masse, vous devez accéder à l’extranet, avec le nom d’utilisateur et le mot de passe attribués par la police nationale.

Dans la barre supérieure, vous devez voir l’option «ENVOI DE FICHIERS TEST» ou «ENVOI DE FICHIER MASSIF».

Si vous disposez de l’une de ces deux options, vous pouvez envoyer des fichiers automatiquement ou en cliquant sur le bouton «Envoyer un rapport» d’Avirato.

3. Envoi de fichiers.

Les fichiers peuvent être transmis par Avirato automatiquement, automatiquement en cliquant sur le bouton «Envoyer le rapport» ou manuellement en générant les fichiers nécessaires.

A. Envoi d'un fichier test

Si c’est la première fois que vous demandez à être enregistré auprès de la police nationale, ou si vous avez demandé un transfert massif de fichiers, vous devez télécharger manuellement cinq fichiers sur l’extranet de la police nationale.

Pour ce faire, vous devez entrer le nom d’utilisateur et le mot de passe de la police nationale dans Avirato dans «Configuration -> Intégrations Avirato ->Fiche Police -> Fich Police -> Configuration -> Liste»..

Dans la rubrique Type, sélectionnez «Police nationale».

Dans utilisateur, entrez l’utilisateur qui vous a été attribué par la police nationale, mais sans le H au début.

Exemple : Utilisateur «H07257BBH0V», dans Avirato pour l’envoi du fichier de preuves, entrez «07257BBH0V».

Dans le mot de passe, entrez le mot de passe attribué par la police nationale.

Ensuite, dans Numéro de pièce, entrez la valeur 1.

Avec ces données, vous pouvez maintenant envoyer un fichier test à la police nationale.

Pour pouvoir envoyer ce fichier, un client doit être enregistré dans votre réservation.

Une fois que le client a été enregistré dans l’onglet CRM -> Enregistrer les voyageurs, cliquez sur le bouton en bas à droite de l’écran, où il est indiqué «Générer un fichier – (Police – Guardia Civil – Ertzaintza)».

Une fenêtre pop-up s’ouvre, dans laquelle vous devez enregistrer le fichier sur votre bureau.

Une fois que vous avez indiqué le chemin pour enregistrer le fichier sur votre ordinateur, vous verrez apparaître le message indiquant si vous souhaitez marquer les invités comme envoyés. Si vous cliquez sur oui, vous ne verrez plus ces invités et ils ne seront plus notifiés comme envoyés lors de l’enregistrement suivant auprès de la police nationale.

Accédez maintenant à l’Extranet de la Police nationale, cliquez sur le bouton «Envoyer des fichiers de test» et ensuite sur le bouton «+ Charger un fichier».

Une fenêtre s’ouvrira sur votre ordinateur, où vous devrez choisir le chemin où vous avez précédemment stocké le fichier Avirato, puis cliquer sur le bouton «-> Envoyer le fichier».

Vous recevrez un courriel de la police nationale indiquant si le fichier a été envoyé correctement ou s’il contient des erreurs. Si tout est correct, vous devez envoyer cinq fichiers correctement avant de pouvoir procéder à l’envoi massif de fichiers.

B. Envoi d'un fichier en masse

Si vous avez envoyé avec succès les cinq fichiers de test demandés par la Police Nationale, dans l’extranet, vous remarquerez que le bouton «ENVOYER FICHIERS DE TEST» ne sera plus affiché, mais «ENVOYER FICHIERS», ce qui indique que les fichiers peuvent maintenant être transmis automatiquement à partir d’Avirato.

Pour ce faire, il est nécessaire de modifier l’utilisateur et le prochain numéro de partie de la Police Nationale dans Avirato dans «Configuration -> Intégrations Avirato -> Fiche Police -> Fiche Police-> -> Configuration -> Liste «.

Sous Host Type, sélectionnez «Police Nationale».

Dans user, entrez votre identifiant assigné par la Police Nationale, cette fois avec le H au début.

Ensuite, dans Party No., mettez la valeur 1.

Une fois les modifications effectuées, n’oubliez pas d’appuyer sur le bouton «Enregistrer» pour les sauvegarder.

Une fois cette opération effectuée, vous enverrez automatiquement l’enregistrement du voyageur à la Police nationale.