Configuración de Mantenimiento
Seguiremos los siguientes pasos:
- Crear los usuarios para departamento de limpieza/mantenimiento desde Menú > Configuración > Mi Cuenta > Usuarios y seguridad.
- Configurar en el PMS el apartado Mantenimiento desde Menú > Configuración > Alojamiento > Mantenimiento.
- Configurar de la frecuencia de cambio de sábanas, toallas y amenities
- Activar si realizamos repaso en check in
- Asignar a cada usuarios de limpieza creado un color, rol y distribución de su jornada
- Configurar los Amenities: Crear todas las amenities necesarias, indicando Stock total, Stock inicial, Coste de la unidad y a que categoría/categorías se asignan
- Desde el PMS en planning Gobernanta, se asigna las habitaciones a los usuarios de limpieza creados.
- Desde la APP Avirato se accede a los diferentes espacios para actualizar la limpieza y/o añadir información en caso de incidencias y observaciones.
Cómo crear usuarios:
Desde Menú > Configuración > Mi Cuenta > Usuarios y Seguridad podemos crear tantos usuarios como necesiten para que tengan acceso al PMS Avirato.
En el caso de usuarios para el departamento de limpieza, se debe aplicar mínimo los permisos de Acceso a Mantenimiento y Acceso a estado de habitación. Si el responsable lo estima oportuno, podrá añadir otros permisos, pero sin estos dos, dicho usuario no podrá tener acceso a las habitaciones o actualizar el estado de las mismas para actualizar el trabajo realizado. limpieza.
Configuración apartado Mantenimiento - Pestaña Configuración:
Desde Menú > Configuración > Alojamiento > Mantenimiento se accede al panel donde se configura todo el apartado de mantenimiento, donde se comienza completando la pestaña Configuración
En el primer bloque se indica cada cuantos días se realiza el cambio de sábanas, toallas y amenities.
Se marca si el establecimiento realiza repaso en Check in.
Todos estos cambios aparecerán representados con un icono en el planning en vista gobernanta.
Se observará que el repaso en check in y la limpieza durante la estancia comparten el icono.
Cuando está activado el Check Repaso en Check In el icono aparece todos los días del check in, en todas las reservas. Así, independientemente de cuando se haya limpiado la habitación por última vez, antes de la llegada del huésped, queda marcado que hay que ir a repasarla.
Por otro lado también aparecerá el icono todos los días que la reserva esté In House, y siempre y cuando no aparezcan los demás iconos de cambio sábanas, toallas o amenities.
Este icono indica que no hay que hacer la limpieza completa de la habitación, como si fuera el check out, solo repaso: hacer la cama, recoger, ventilar… pero sin tener que cambiar ni sábanas, toallas ni amenities.
En el segundo bloque se seleccionan los usuarios para asignar un rol un color y distribuir su jornada.
Además del rol de limpieza, se puede otorgar diferentes permisos al usuario.
Permisos y Roles
Define qué puede ver y hacer cada tipo de usuario:
| Función | Público | Público no editable | Privado |
|---|---|---|---|
| Ver todos los espacios | ✔ | ✔ | Solo asignados |
| Modificar estado de habitación | ✔ | ✔ | Solo asignados |
| Crear incidencias | ✔ | ✔ | ✔ |
| Añadir Observaciones | ✔ | ✔ | ✔ |
Una vez estipulados los usuarios y la distribución de jornada, se procede con la asignación de habitación a dichos usuarios, y se realiza desde el planning del PMS en vista gobernanta.
Al pulsar sobre una habitación aparece una ventana emergente donde nos permite ver la fecha, el tiempo estimado de trabaja para esa habitación, un desplegable para asignar a uno de los usuarios y un campo para añadir observaciones de dicha habitación (estas observaciones serán fijas para dicha habitación únicamente).
Junto al nombre del usuario aparece entre paréntesis el tiempo acumulado de trabajo en función de las habitaciones asignadas.
En el tercer y cuarto bloque es para estipular el tiempo de limpieza para cada categoría categorías, crear las zonas comunes y estipular el tiempo de limpieza de esas zonas comunes.
Se establece en minutos el tiempo estimado de la limpieza completa y el tiempo de limpieza de repaso.
¡Importante! Esta configuración siempre estará disponible en minutos.
El último bloque es para la aplicar un período de bloqueo tras el check-Out.
Desde este apartado podrá bloquear los siguientes días que seleccione por Categoría para realizar la limpieza y que la habitación no pueda estar disponible para la siguiente reserva.
Se trata de un bloqueo que se realizará de forma automática para sus reservas en el planning.
Seleccione los días de bloqueo por cada categoría que tenga su establecimiento.
Una vez seleccionado todas, pulse el botón «Guardar» situado en la esquina inferior derecha.
En el planning, verá las estancias de sus reservas alargadas con color rallado, este color rallado indicará que se trata del periodo de bloqueo seleccionado después de la salida de su cliente.
Configurar las Amenities:
Desde la pestaña de Amenities se crean las amenities y asocian por unidades a las categorías de alojamiento.
Se especifica también:
–Tipo Amenities: este ítem se gasta en cada uso. El stock disminuye y hay que reponerlo regularmente (Con esta información desde el nuevo informe, puede llevar el control de stock, desde Informes > Mantenimiento > Amenities)
–Tipo Toallas y Sábanas: este ítem no se consume, se lava y reutiliza. El stock no disminuye con el uso.
Desde la pestaña de Categorías se puede filtrar por categoría y rack para saber qué amenities y cantidad de cada uno están asociados.
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