Hospedería Policía Nacional
Los propietarios o gestores de alojamientos turísticos (hotel, hostal, viviendas de uso turístico, etc.) deben realizar el registro de los huéspedes o viajeros que alojan y mantener actualizado el parte de entrada y el registro de viajeros en cada alojamiento turístico que gestione.
El registro de viajeros en España es una obligación que todos los propietarios de alojamientos turísticos poseen, en virtud de lo establecido por la Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana.
¿A quién tengo que enviar los partes de viajeros en España?
Si el alojamiento se encuentra en una localidad donde no existe una comisaría de Policía Nacional, el registro de viajeros debe realizarse con la Guardia Civil, salvo en Cataluña, que debe enviarlos a los Mossos d’squadra y en el País Vasco, que debe enviarlos a la Ertzaintza.
Una vez se registre podrá enviar sus partes de entrada de viajeros de modo automático (más abajo le explicamos cómo).
¿Cómo recoger los datos de los huéspedes para el registro de viajeros?
- Mediante el Check-in online: más del 80% de los huéspedes han mostrado interés por la posibilidad de hacer el check-in online en sus reservas de hotel con el objetivo de evitar colas, esperas y riesgos innecesarios. Puede ver más información acerca del check in online haciendo clic aquí. Para configurar el check in online siga estos pasos.
- Nuestro lector de documentos OCR AviScan: escanea texto y/o imagen, trasladando los datos del cliente directamente a su ficha. Pasaportes y DNIs españoles.
1. Requisitos
El proceso de alta en la Webpol es bastante sencillo, bastará con realizar una solicitud de alta en la comisaria más cercana a su establecimiento hotelero de manera presencial. Deberá de ir el titular o administrador del establecimiento, donde deberá de identificarse aportando los documentos originales junto con una fotocopia de los mismos. Los datos que han de aportar son los siguientes:
- Documento de identidad de la persona responsable, o autorización junto a la fotocopia del documento de la persona responsable.
- Declaración responsable de la actividad, que es la misma que se presenta en Turismo.
- Contrato de gestión del inmueble, nota simple o escritura donde le indique el poder sobre el edificio.
Si los datos aportados son correctos, la Policía Nacional le asignaría un usuario y clave para poder acceder a su extranet.
¡Importante! se tiene que solicitar el envío de ficheros masivos a la Policía Nacional para poder enviar el registro de viajeros desde Avirato.
2. Pasos previos.
Para comprobar si ya puede enviar el registro de ficheros masivos, se ha de acceder a la extranet, con el usuario y contraseña asignado por la Policía Nacional.
En la barra superior se deberá de observar la opción «ENVÍO FICHEROS PRUEBA» o «ENVIO FICHERO MASIVO«.
Si tiene cualquiera de las dos opciones ya puede enviar ficheros automáticamente o pulsando sobre el botón «Enviar Parte» desde Avirato.
3. Envío de ficheros.
Los ficheros se pueden transmitir desde Avirato de manera automática, de manera automática pulsando el botón «Enviar Parte» o de manera manual generando los ficheros necesarios.
A. Envío fichero pruebas
Si es la primera vez que solicita el alta con la Policia Nacional, o ha solicitado el pase al envío masivo de ficheros, deberá de subir cinco ficheros de manera manual a la extranet de la Policía Nacional.
Para ello es necesario introducir el usuario y contraseña de la Policía Nacional dentro de Avirato en «Configuración -> Integraciones Avirato -> Hospederías e INE -> Hospedería -> Configuración -> Listado de Hospedería».
En Tipo de Hospedería seleccione «Policía Nacional«.
En usuario, introduzca su usuario asignado por la Policía Nacional, pero sin las H del principio.
Ejemplo: Usuario “H07257BBH0V”, en Avirato para el envío de fichero de pruebas introducir “07257BBH0V”.
En contraseña introduzca la contraseña asignada por la Policía Nacional.
Próximo Nº Parte poner el valor 1.
Con estos datos, ya se puede enviar un fichero de pruebas a la Policía Nacional.
Para poder enviar dicho fichero, se ha de registrar algún huésped en su reserva.
Una vez registrado el Huésped en la pestaña CRM -> Registro de viajeros, se ha de pulsar en el botón situado en la esquina inferior derecha de la Pantalla, donde indica «Generar Fichero – (Policía – Guardia Civil – Ertzaintza).
Se abrirá una ventana emergente, donde deberán de guardar dicho archivo en su escritorio.
Una vez asignada la ruta para almacenar el fichero en su ordenador, visualizará el mensaje si desea marcar los huéspedes como enviados, si damos a si, dejaremos de visualizar estos huéspedes y no les volveremos a notificar como enviados en el siguiente registro a la Policía Nacional.
Ahora acceda a la Extranet de la Policía Nacional, pulse sobre el botón «Envío Ficheros Prueba» y posteriormente sobre el botón «+ Subir Fichero».
Se abrirá una ventana en su ordenador, donde deberá de elegir la ruta donde anteriormente almaceno el fichero de Avirato y posteriormente pulsar sobre el botón «-> Enviar Fichero».
Recibirá un correo de la Policía Nacional indicando si el fichero fue enviado correctamente o si contiene errores. Si todo está correcto, deberá de enviar cinco ficheros correctamente antes de poder proceder al Envío de Ficheros Masivos.
B. Envío fichero masivo
Si ha enviado correctamente los cinco ficheros de prueba que solicita la Policía Nacional, dentro de la extranet, podrá observar que ya no se mostrará el botón «ENVÍO FICHEROS PRUEBA», mostrará «ENVÍO FICHEROS» con esto mismo nos indica que ya se pueden transmitir los ficheros de manera automática desde Avirato.
Para ello es necesario modificar el usuario y el próximo número de parte de la Policía Nacional dentro de Avirato en «Configuración -> Integraciones Avirato -> Hospederías e INE -> Hospedería -> Configuración -> Listado de Hospedería«.
En Tipo de Hospedería seleccione «Policía Nacional».
En usuario, introduzca su usuario asignado por la Policía Nacional, esta vez con la H del principio.
Próximo Nº Parte poner el valor 1.
Una vez modificado, no se olvide de pulsar el botón «Guardar» para almacenar los cambios.
Una vez realizado lo anterior, ya enviará de manera automática el registro de viajeros a la Policía Nacional.
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