GUIA para ayudarte con la configuración
Esta guía paso a paso está diseñada para facilitar el proceso de registro de todos los tipos de alojamientos excepto los establecimientos en Euskadi y Cataluña.
¿Qué establecimientos deben registrarse?
Hoteles y hostales
Casas rurales
Campings y bungalow
Apartamentos turísticos
Alojamientos de vacaciones
¿Cómo registrarse?
Accede a la página web del ministerio. https://sede.mir.gob.es/opencms/export/sites/default/es/inicio/
- Navega hasta la sección de «Hospedajes y alquiler de vehículos».
- Completa el proceso de registro para tu alojamiento.
Importante:
Todos los alojamientos deben registrarse nuevamente, incluso si previamente estaban inscritos bajo el antiguo sistema. Este paso es esencial para garantizar la actualización de todos los datos y la conformidad con las nuevas normativas.
El establecimiento debe contar con Certificado Digital, o DNIe e instalar el programa auto firma. (o clave firma), ambos deberán estar instalados en su ordenador en el momento de darse de alta.
La misma página web del ministerio te da los enlaces necesarios para poder descargarse el programa de autofirma (en función del sistema operativo) : https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html y como registrarse en Cl@ve https://clave.gob.es/clave_Home/registro/Como-puedo-registrarme.html
Una vez instalados ambos programas, deberás acceder desde el @ y comenzar a rellenar el formulario.
Tendrán que rellenar con los datos del alojamiento:
En la segunda parte, se generarán los datos del inmueble y se añadirán a la lista, dado que puede tratarse de varios establecimientos.
Es crucial recordar, al registrar el establecimiento, seleccionar la casilla «Envío de comunicación por servicio web» (indicada en el recuadro rojo de la imagen inferior). Esto permitirá la notificación automática de los datos de los viajeros y de las reservas a la plataforma SES.HOSPEDAJES.
En el botón «Mis datos registrados», tienes la opción de modificar la configuración de un establecimiento ya registrado. Así que, si olvidaste marcar la casilla de «Envío de comunicación por servicio web» en un paso anterior, puedes hacerlo fácilmente mediante este botón.
Verificamos los datos y generamos la firma electrónica para enviar el formulario. Al concluir el proceso de registro, la plataforma SES.HOSPEDAJES te notificará mediante un correo electrónico, cuyo asunto será «[Hospedajes] Notificación de registro». Es crucial que identifiques y guardes los siguientes datos contenidos en el email, ya que son esenciales para el registro del establecimiento:
Por ejemplo:
Código de arrendador: 0000000001
Códigos de establecimiento: 0000000002 (donde se especificará el nombre del establecimiento)
A continuación, se proporcionan tus credenciales para el envío de información al sistema a través del servicio web:
Por ejemplo:
Usuario: 4499999XXX
Contraseña: $%IO23Nx9’63<
Para obtener los datos para que el envío se haga desde el PMS debe seguir estos pasos:
Entrar en el apartado “Mis datos registrados”.
- Obtener el código de la entidad.
A continuación:
Obtener los Códigos de sus establecimientos:
entrar en el apartado “Servicio de comunicación” y obtener:
- Usuario
- Contraseña (puede cambiarla, si no la recuerda).
Las fichas de entrada para los servicios de hospedaje deben ser firmadas por todas las personas mayores de catorce años que utilicen estos servicios, de acuerdo con el sistema y modelo que se implemente. En el caso de menores de catorce años, será la persona adulta que los acompañe quien proporcione sus datos. Es necesario registrar los datos personales de todos los huéspedes, incluidos los menores de 14 años.
Los datos registrados en el sistema informático deben conservarse durante un período de tres años desde la finalización del servicio o prestación contratada.
–esta responsabilidad es exclusiva del establecimiento–
¿Cómo se hará el cambio en el PMS?
Desde Integraciones – Parte de viajeros – encontraremos en añadir hospedería, la nueva modalidad Hospedajes SES. Si elegimos dicha modalidad, aparecerán nuevos campos a rellenar.
Al cambiar a la nueva modalidad nos avisara que se realizaran cambios en el registro de viajeros.
el parte cambiara con la nueva información
Datos a tener en cuenta:
Es importante tener en cuenta que los datos de acceso para la extranet SES y los datos necesarios para configurarlos en el PMS difieren, no son los mimos.
*El número de soporte está destinado exclusivamente para DNI y NIE (permisos de residencia en España), mientras que los documentos de identidad se clasifican bajo el tipo ‘otros’.
Asimismo, respecto a los lotes de reservas de hoy, es posible enviarlos a partir de la hora de check-in de las reservas correspondientes. Antes de este horario, al hacer clic en ‘enviar parte’, no se realizará ninguna acción. Sin embargo, si se cambia el estado de la reserva, sí se enviará.
Importante:
El establecimiento es el único que recibe una notificación , si se presenta un error en el envió.
Recibira un email con asunto : «Detalle de las comunicaciones erróneas del lote 11111111111-d1c3-11ed-aa6b-dkdjdjdjdjdj»
¿Cómo se corrige una Comunicación Errónea?
- Para solventar el problema debemos acudir a la web de SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior (puedes acceder directamente haciendo clic en el siguiente enlace), y clicar en el enlace «Acceso a la consulta y envío de comunicaciones de actividades de hospedajes o alquiler de vehículos«,
- Una vez hecho el Login, aparecerá el siguiente Panel y hacemos clic en el botón Mis Comunicaciones
- Introducir el «Código de Lote» . Este código lo podremos sacar desde CRM – Registro de viajeros.
- Generar la corrección en Avirato para que se vuelva a enviar.
Actualmente, el proceso de envío no se detiene en caso de errores; el envío se realiza de todas formas y se marca como ‘enviado SI’. Para corregir el error, es necesario cambiar el estado a ‘enviado NO’ antes de poder reenviarlo.
Preguntas Frecuentes:
¿Cómo darse de alta en el Ministerio?
Aquí encontrara el paso a paso: https://ayuda.avirato.com/docs/manual-de-usuario/herramientas-avirato/hospederias-e-ine/hospedajes-ses/
¿Quién es el responsable de darse de alta en la pagina del Ministerio del Interior?
El establecimiento turístico es el responsable de realizar el alta y registrase, luego con el usuario y contraseña que les facilita el Ministerio deberá configurar la hospedería en Avirato.
¿Qué sucede si no recibo el email por parte del ministerio con las nuevas credenciales?
Si no has recibido correo, es que el proceso de darse de alta no es correcto. Vuelve a ingresar y Re chequear el procedimiento de registro.
¿Cuántos envíos se realizaran al ministerio?
La normativa es que hoy en día se realicen dos envíos obligatorio: Alta de reserva y Registro de pasajeros en el día del check-in.
No se preocupe si hay modificaciones o anulaciones también se enviara dicha información al ministerio.
¿Qué datos se pedirán finalmente al pasajero?
Todos aquellos que se exijan en el Real Decreto 933/2021.
Entre los mas relevantes, el nombre, primer y segundo apellido, el sexo, fecha de nacimiento, el país de nacionalidad, numero de documento (Si es español el numero de soporte), la fecha de expedición y relación de parentesco en caso de ser menor.
Datos domiciliarios y deberán precisar el medio de pago e identificar la transacción si se abona mediante tarjeta de crédito, transferencia bancaria o plataforma digital de pago
(Si por ejemplo una reserva tiene dos formas de pagos, lo notificaremos como «otros»)
Para mas información le rogamos dirigirse al Real Decreto.
¿Dónde encuentro el numero de soporte en el DNI español?
El número de soporte suele pasar desapercibido a la mayoría. Se trata de un código alfanumérico que sirve para identificar el propio documento de manera única. Cuando se trata de un DNI también se le llama IDESP, mientras que, si es un NIE de extranjeros, se le llama número de soporte o IXESP
¿Quién realiza el envío si la reserva ingresa a través del channel Manager o una agencia de viajes?
En este caso el primer envío lo realizara la OTA (por ejemplo Booking, Expedia, Airbnb) u Agencia y el segundo envío cuando ya el pasajero este en el establecimiento realizando su check-in lo realizara Avirato.
Avirato realizara los dos envíos siempre y cuando las reservas sean directas, ya sean realizadas vía email o telefónicamente por el pasajero, las realizadas desde el Motor de reservas.
¿Debo tener el programa abierto para que se realice el envio?
Correcto. Siempre ha de estar abierto para que el envío se realice de manera automática.
¿Qué pasa si trabajo con otro motor de reservas que no sea el de Avirato?
Deberá contactar a su motor de reservas externo para corroborar que envíe el primer envío, y luego si usted configura a mano las reservas, el segundo envío ya lo realiza Avirato.
Recomendamos conocer nuestro motor de reservas para poder trabajar todo desde un mismo sistema.
¿Las plantillas configuradas en el sistema de Avirato para que se realice el check in online previa llegada del huésped hay que modificarlas?
No es necesario, ya que el link de check in online ya esta actualizado con la información que solicita ministerio.
¿Se notifican las modificaciones y cancelaciones?
Sí Tanto las modificaciones como cancelaciones también las enviamos de manera automática a la Hospedería SES.
Cuando se envía el parte y hay datos incorrectos, nos envían un correo. ¿A qué se corresponde el número de lote, tipo de operación que nos indican?
El número de lotes se genera de manera automática en su extranet. El error lo pueden corregir desde la propia plataforma o desde Avirato.
Tipo de operación: si es Alta, modificación o cancelación.
Tipo de Petición: Alta de reserva o Parte de viajero.
¿Esta previsto en los lectores de documentos que se lea el domicilio del pasajero?
Por el momento hay que agregarlo manualmente ya que no van incluidos en el código de barra que lee el lector.
El OCR seguirá leyendo los datos que vuelca el código de barra que esta el dorso del documento de identidad o en los pasaportes.
¿En el caso de Airbnb que no muestra la forma de pago del cliente, qué pasaría?
Airbnb realizara el primer envío por lo cual entendemos que enviara el tipo de pago tarjeta de crédito. Que se actualizara en el segundo envío en caso que se modifique en el PMS.
¿Qué pasa si el cliente paga a la salida y no sabemos que forma de pago especificar?
Si la forma de pago no está configurada en el check in, Avirato lo enviará como forma de pago «otros»
¿Qué sucede si bloqueo una habitación o varias para un grupo y no tengo aun la rooming list?
Recomendamos indicar el status de Bloqueo a la reserva, ya que dicho estado NO se envía al SES.
Al contar con todos los datos si podrán cambiar al estado de reserva para que se envíe.
¿Con que opciones cuenta el sistema de Gestión de Avirato para realizar los check in?
Podrás ver todas las opciones desde aquí.
¿Qué pasa si un huésped no quiere proporcionar un correo electrónico?
Por Decreto es obligatorio rellenar uno solo de los siguientes ítems:
N.º de teléfono
N.º de teléfono 2 o fijo
Recomendamos siempre intentar recopilar el email del pasajero para fidelizarlo y que la reserva siguiente sea directa.
¿El parentesco solo debe rellenarse si hay menores?
Correcto. Si alguna de las personas es menor
de edad, al menos una de las
personas mayores de edad ha de
tener informada su relación de
parentesco con esta persona
menor de edad (padre, madre,
abuelo/a, hermano/a,…)
¿Qué pasa si es un grupo de alumnos que viaja con un profesor?
Puede indicarse como Tutor u Otro.
¿Qué sucede si tengo contratada una cerradura que realiza el check in de mis pasajeros y son ellos los que enviaban a las dependencias antes del cambio?
Ambos envíos serán responsabilidad de dicha plataforma.
Si se desea que Avirato realice el envío desde su sistema, debe asegurarse de tener configurada en nuestra plataforma el checkin onlne y la hospedería
¿Soy gestor de apartamentos y tengo varios apartamentos en la misma categoría, se puede utilizar un solo usuario en hospedajes SES?
Esto depende de cómo os hayáis dado de alta en la Hospedería y cómo os hayan creado las credenciales.
¿Antes se obtenía un numero de parte de viajeros, ahora?
Ahora ya no funciona con nº de parte. Se ha cambiado y se denomina número de lote.
¿Sigue siendo obligatorio guardar el parte de viajeros?
Si sigue siendo obligatorio conservar los mismos por parte de cada establecimiento.
¿Cuándo se envía el parte al ministerio?
El día de la llegada y a partir de la hora de check-in.
Cualquier consulta puede comunicarse vía email: soporte@avirato.com o vía telefónica al +34 912 690 123
