Guía de inicio para usuarios: Automatizaciones y campañas del correo electrónico

Automatizaciones del correo electrónico

Aquí tienes una guía para empezar.

El Gestor de Email Marketing online es una potente herramienta que le permite, por un lado, crear emails personalizados de envío automatizado, las llamadas Automatizaciones, como, por ejemplo: Confirmación de Reserva, agradecimiento, Auto checkin… y, por otro lado, es una completa plataforma de Email Marketing con la que podrá crear Campañas de fidelización y captación a la base de datos de sus clientes enviándoles vía email sus novedades, promociones, ofertas y descuentos.

El Gestor de Email Marketing online es una herramienta pensada para que su uso sea fácil e intuitivo. Además, está desarrollada de manera que todas las plantillas tengan diseño responsive y se adapten para que se visualicen perfectamente en todos los dispositivos.

Una de sus principales ventajas de la plataforma es que cuenta con un editor de contenido por bloques diseñado para que usted pueda crear y personalizar sus propias plantillas y contenidos de email rápida y cómodamente. Esta funcionalidad es muy importante ya que está orientada a que el diseño de sus emails y comunicaciones esté completamente personalizado con su estilo y acorde a la imagen corporativa de su negocio hotelero.

Cuenta con comodines que harán que sus coreos se personalicen con el nombre, apellidos, checkin, etc.

El acceso al Gestor de Email Marketing online se hace a través de Avirato PMS o a través de la App de Avirato.

Puede acceder desde:

1. Escritorio: Avirato> Menú > Configuración > Integraciones Avirato > Integraciones Avirato > Correo electrónico > Plantillas mail > botón inferior Gestor de Email Marketing (Editor Online).

2. App Avirato: Menú > Utilidades > Editor de plantillas.

Automatizaciones

Creando tu primera automatización

La funcionalidad de la automatización de Avirato te ayuda a agilizar tus comunicaciones y asegura que tus contactos reciban los correos correctos en el momento correcto.

Antes de empezar

A continuación, se detallan algunos puntos que debes conocer antes de empezar este proceso.

Las plantillas de automatizaciones predefinidas son las de Confirmación, Recordatorio y agradecimiento. Estas plantillas no se podrán eliminar ya que están asociadas a la automatización de envíos de SMS o WhatsApp en la pestaña de “Mensajería”. Compartiendo la misma automatización.
Asegúrate de familiarizarte con el funcionamiento de las automatizaciones.
Los clientes solo pueden desencadenar y recibir correos electrónicos de una automatización una vez, con la excepción de los envíos de forma manual dentro de la reserva.
Todas las automatizaciones, se enviarán desde el correo electrónico configurado en la pestaña de “Correo electrónico> Configuración”.
- Defina la forma en la que se va a hacer el cambio del estado de la reserva en el planning: Puede ser de forma manual o automática. Configúrelo desde: Avirato> Menú > Configuración > Personalización > Planning > Reserva. * En ambos casos el envío de email de confirmación de reserva se tiene que programar mediante las Automatizaciones.
- El programa le permite enviar una automatización diferente dependiendo del origen de la reserva. Menú > Configuración > Integraciones Avirato > Integraciones Avirato > Correo electrónico > Configuración > Mail confirmación de reserva.
  Plantilla channel manager: elija la opción deseada.
  Plantilla motor de reservas: elija la opción deseada.

Crear una automatización

Para crear una nueva automatización, sigue estos pasos.

1. Escritorio: Avirato> Menú > Configuración > Integraciones Avirato > Integraciones Avirato > Correo electrónico > Plantillas mail > botón inferior “Gestor de Email Marketing (Editor Online)”.

2. Haga clic en Automatizaciones, a continuación, Crear automatización.

3. Escriba el nombre para identificar la plantilla y la automatización y haga clic en siguiente.

4. ¿Cuándo se envía? Programe la automatización de su correo electrónico.

5. ¿A quién va dirigida? Podrá seleccionar entre varias opciones:

Enviar a: Todas las reservas, o sólo recepción, Motor de reservas, channel manager, etc.

Por categoría y por el estado del pago.

6. Contenido > Editar Contenido:

a. Puede utilizar una Plantilla Prediseñada de las que le ofrece el programa de forma gratuita.

b. Puede crear los contenidos nuevos con CREAR DESDE CERO: Puede crear una nueva plantilla con nuestro > Editor por bloques, que como ya hemos comentado, es muy intuitivo y fácil de usar.

> GUARDAR: No olvide guardar sus cambios.

c. Puede seleccionar una plantilla que haya usado anteriormente y modificarla.

7. Enviar prueba. Ahora que has diseñado tu platilla, es el momento de revisar cómo quedo tu diseño. Al enviar prueba te llegará una prueba exacta de cómo lo verán tus clientes. Esta prueba llegará sólo al correo electrónico configurado en el PMS.

Dentro del editor de contenido, en la parte superior derecha tiene la opción de “Comodines”

¿Cómo funcionan los comodines?

Primero, debemos seleccionar si queremos ver los comodines correspondientes a las campañas o a las automatizaciones, ya que estos son diferentes. Una vez que tengamos la lista de los comodines correspondientes, se deberá hacer clic en «Copiar comodín», ahora solo nos queda pegarlo dentro de la plantilla que queramos.

NOTA IMPORTANTE: Los comodines de campañas funcionarán solamente en las plantillas diseñadas para campañas. Asimismo, los comodines de automatizaciones, funcionarán solo para las plantillas diseñadas para las automatizaciones.

Editar las plantillas

Las plantillas de automatizaciones se podrán editar, eliminar. También podrás editar las opciones de automatización.

1. Haz clic en el botón inferior “Gestor de Email Marketing (Editor Online)”

Escritorio: Avirato> Menú > Configuración > Integraciones Avirato > Integraciones Avirato > Correo electrónico > Plantillas mail > botón inferior Gestor de Email Marketing (Editor Online).

App Avirato: Menú > Utilidades > Editor de plantillas.

2. En la pestaña de automatizaciones haz clic en el lapicero para editar la plantilla o en la papelera para eliminarla. (Recuerda que las plantillas predefinidas de confirmación, recordatorio y agradecimiento no se eliminarán).

Activación de automatizaciones

Podrás activar o desactivar la automatización, haciendo un clic para activar y otro para desactivar en la opción “Activar”.

Desde el PMS, podrá visualizar sus plantillas en la pestaña de Plantillas mail, pero para la edición fácil deberá de hacerlo desde el “Gestor de Email Marketing (Editor Online)” .

Si quiere crear su plantilla codificada personalizada desde cero utilizando HTML sólo podrá hacerlo desde Avirato Menú > Configuración > Integraciones Avirato > Integraciones Avirato > Correo electrónico > Plantillas mail> Editor con código HTML o creando la plantilla desde el apartado añadir.

Campañas

Obtenga un conocimiento profundo sobre el envío de campañas.

Tienes varias opciones para acceder al gestor de email marketing.

• Avirato> CRM > Newsletter > Herramienta de gestión de newsletter

• Avirato> Menú > Configuración > Integraciones Avirato > Integraciones Avirato > Correo electrónico > Plantillas mail > botón inferior Gestor de Email Marketing (Editor Online).

App Avirato: Menú > Utilidades > Editor de plantillas.

Empecemos a crear campañas

Entraremos en la pestaña de “Campañas”

1. Nombre de la Campaña: Póngale un nombre a su campaña (Ejemplo: Ofertas de Verano). Haga clic en > Siguiente.

2. ¿A quién va dirigida? Seleccione una Lista existente o cree una nueva > AÑADIR NUEVA LISTA.

3. ¿Quién envía la campaña? Ponga el nombre del remitente -alias (Por ejemplo: “Hotel Soleado” o “María, de Hotel Soleado”).

4. ¿Cuándo se envía? Puede elegir enviarla Inmediatamente o Programarla para una fecha y hora concretas.

5. Contenido: Es el momento de crear el contenido de su campaña (logotipos, imágenes y textos). Haga clic en el botón > EDITAR CONTENIDO.

> EDITAR CONTENIDO: Editor/Constructor por bloques

> PLANTILLAS RECIENTES: Puede utilizar una plantilla que haya usado recientemente.

> PLANTILLAS PREDISEÑADAS: Puede utilizar una de las plantillas prediseñadas y modificarla a su gusto con el > Editor por bloques, que es muy intuitivo y fácil de usar.

> CREAR DESDE CERO: Puede crear una nueva plantilla con nuestro > Editor por bloques, que como ya hemos comentado, es muy intuitivo y fácil de usar.

Con el Editor puede modificar todos los aspectos del contenido de su plantilla. Los bloques de texto, las imágenes, puede añadir redes sociales, botones y mucho más. Para las campañas también tiene disponibles 4 comodines que le facilitarán la personalización de sus contenidos: Nombre del cliente, Apellidos del cliente, Civitatis y Enlace de baja de Newsletter.

> GUARDAR: No olvide guardar sus cambios.

6. Contenido/ Asunto del correo: Tiene que añadir un asunto para el email que van a recibir los clientes (Por ejemplo: ¡Ofertas de verano, no te las pierdas!).

7. GUARDAR BORRADOR o LANZAR CAMPAÑA: Si todavía no tiene su campaña lista puede guardarla como borrador y continuar más adelante. Si ya está todo listo lance la campaña, se enviará según lo haya definido en la opción ¿Cuándo se envía?

Nota: Las campañas envían 100 emails cada 10 minutos, es decir en una hora se enviarán 600 email y así sucesivamente.

Puede crear nuevas Listas con el botón > CREAR

· Listas configuradas > Visualiza las Listas que ya tiene creadas y se le permiten las siguientes opciones: Eliminarla, Duplicarla (para crear una nueva lista basada en la elegida), Editarla y USAR que le lleva al Creador de Campañas para crear una nueva campaña usando la lista seleccionada.

· Nota: Las observaciones de cliente de la ficha de la reserva en el CRM también las podrá filtrar mediante palabras en sus listas. (Por ejemplo, si en observaciones del cliente aparece o se añade la palabra “golf”, puede hacer un listado enfocado en el interés “golf”.

BORRADORES

· Se muestran los borradores de Campañas que tenga creados. Tiene la opción de editarlos y/o eliminarlos.

Una vez enviada la campaña

Podrá revisar los correos electrónicos enviados, abiertos y errores de envío de la campaña.

Desde el gestor de email marketing online, vaya a Campañas, seleccione su campaña enviada, haga clic en su campaña y le aparecerán los datos de envío. Para ver los emails que dieron error y no se enviaron haga clic en el desplegable al lado de la opción Error envío.

Mails enviados: Corresponde a todos los emails que llegaron a la cuenta de correo electrónico enviada.

Mails abiertos: La cantidad de emails que llegaron a la cuenta de correo electrónico enviada y que fue abierto.

Error envío: Las opciones de que no llegue el correo electrónico es porque el email no es válido o por error del servidor de la cuenta de correo electrónico a la que quiere enviar la campaña. Nuestro gestor de email marketing online, envía cada 5 minutos 10 intentos de envío en el caso de los correos electrónicos que no se enviaron.

Guía de inicio para diseñadores: Automatizaciones del correo electrónico

Avirato proporciona la opción de plantillas codificadas personalizadas desde cero con código HTML

A continuación, vamos a ver la interfaz del apartado Plantillas Mail en el PMS desde Avirato Menú > Configuración > Integraciones Avirato > Integraciones Avirato > Correo electrónico > Plantillas mail.

Visualización y manejo:

– En la columna de la izquierda se le van a mostrar todas las Automatizaciones que tenga creadas y las Automatizaciones preestablecidas (Agradecimiento, Recordatorio y Confirmación), tanto las Gestor de Email Marketing (Editor Online) como las creadas en HTML.

Debajo de la columna tiene el botón > + Añadir para añadir una nueva plantilla automatizada en código HTML:

Elija un nombre y rellene el campo título que aparece arriba.
A continuación pulse el botón el botón >+ Añadir.
Aparecerá el siguiente mensaje de confirmación: Cambios almacenados correctamente.

Este apartado de Plantilla Mail también consta de dos pestañas: Contenido y Automatización.

Pestaña Contenido: Se muestra una previsualización del contenido que tenga creado para cada Automatización (tanto las plantillas prediseñadas como los contenidos que haya creado con Editar con Código HTML o con el Gestor de Email Marketing Online).
Pestaña Automatización: Aquí puede configurarlas o modificarlas.

En la parte de abajo encontrará el botón Editor con Código HTML: