Gestión de las reservas

Gestión de las reservas

En este apartado vamos a enseñarte a gestionar tus reseras desde la APP móvil o versión web. Desde modificar parámetros, añadir pagos o realizar el escaner de documentos. 

Ve a Planning y pulse sobre una reserva

Para empezar a gestionar la reserva, debemos de abrir una reserva del planning.

En el encabezado de toda la reserva y en cualquier sección en la parte superior saldrá la misma información que vamos a visualizar en la imagen a continuación.

Donde nos indicará el número de habitación de la reserva, el número de reserva, el número de noches y el código de acceso a la habitación si lo tuviésemos habilitado.

En la parte inferior de esta reserva se va a dividir en secciones.

  • Detalles.
  • Cargos y pagos.
  • Cliente.
  • Registro de viajeros.
  • Observaciones.
  • Grupos.*

A continuación os explicamos cada sección.

¡Importante! La sección «Grupos» solo estará visible si la reserva pertenece a un grupo.

A. Detalles

Este apartado de detalles o «Datos de la Reserva» es el primero que se va a visualizar por defecto.

Desde este apartado vamos a poder modificar el color de la reserva, modificar el número de ocupantes, la tarifa a la cual pertenece, moverla de habitación, cambiar el estado o eliminarla.

Color de reserva:Para ello, si pulsamos sobre el recuadro blanco a la izquierda de «Actualizar datos» podremos escoger un color para modificar la reserva.

Régimen:Se abrirá un menú desplegable donde nos dejará escoger entre las pensiones alimenticias disponibles. (Tienen que configurarse previamente en el PMS. Puede encontrar más información aquí).

Estado:Abrirá un meno desplegable donde podemos escoger un estado de la reserva, ya sea «Reserva», «Reserva Confirmada», «Check In»…

Tarifa:Le permitirá escoger una de las distintas tarifas que previamente ha de tener configuradas. (Puede encontrar más información sobre la creación de tarifas desde el PMS desde aquí).

Operadores:Le permitirá escoger entre uno de los distintos operadores creados. (Puede encontrar más información sobre la creación de operadores desde el PMS desde aquí).

Adultos:Indique el número de adultos que ocuparán la habitación.

Niños:Indique el número de niños que ocuparán la habitación.

Fechas:Elija para la modificación la fecha de entrada y fecha de salida.

Espacio:Seleccione a que habitación desea mover la reserva.

Los tres botones inferiores realizarán acciones distintas.

Botón Guardar:Por defecto en color gris, si se realizase alguna modificación este pasará a color azul.

Botón Eliminar:Representado como en la siguiente imagen . Este botón sirve para eliminar la reserva. Esta acción requiere una confirmación de la acción que va a realizar.

Botón Desasignar/Reasignar:Representado como en la siguiente imagen . Este botón, si la reserva está en una habitación, sirve para «Desasignar la reserva» o más coloquialmente conocido como dejar la reserva fuera del planning. Si la reserva está fuera del planning, la colocará automáticamente en una habitación disponible. Esta acción requiere una confirmación de la acción que va a realizar.

B. Cargos y pagos

Este apartado de «Cargos y pagos»es el segundo apartado que se visualizará en la APP móvil o versión web.

En este apartado se podrá visualizar, eliminar o añadir cargos a la habitación.

Y visualizar los pagos de la habitación y el importe pendiente.

Para ello lo dividimos en dos secciones:

«Información de cargos»

En este apartado podemos añadir, modificar, eliminar o agregar descuentos a los cargos de la habitación.

Añadir un cargo: Para añadir un cargo bastará con pulsar sobre el botón «Añadir cargo», donde nos abrirá un modal, para escribir el cargo que vamos a agregar, o escoger uno de los ya predefinidos desde el PMS (puede encontrar más información sobre los cargos predefinidos aquí).

Eliminar un cargo:Para eliminar un cargo bastará con pulsar sobre el botón + que aparece a la izquierda del cargo, donde nos abrirá un submenú. Bastará con pulsar sobre el icono para eliminar el cargo. Le saldrá una opción para confirmar la acción.

Insertar vídeo eliminar_cargo_app

Creación de descuentos:Para aplicar un descuento a un cargo bastará con pulsar sobre el botón + que aparece a la izquierda del cargo, donde nos abrirá un submenú. En la sección «Descuento» puede agregar el descuento ya sea un precio total en su moneda local configurada, o en porcentaje sobre el total del cargo.

Insertar vídeo descuento_cargo_app

Modificar precio reserva:Tambien si no desea crear descuentos, puede modificar el precio final de la reserva, para ello bastará con pulsar sobre el botón + que aparece a la izquierda del cargo, donde se nos abrirá un submenú. Donde indica «Total» puede modificarlo por el precio final de la reserva.

Insertar vídeo modificar_cargo_precio_app

«Información de pago»

En esta sección que se encuentra en la parte inferior podemos visualizar los pagos que se han realizado en la reserva, si queda algo pendiente de cobrar, y añadir el pago en caso de cobrar el importe de la reserva.

Para añadir un pago a la reserva ya sea total o parcial, bastará con pulsar sobre el botón «Añadir ingreso», el cual nos abrirá una ventana emergente, donde seleccionaremos el importe, la moneda del cobro, método de cobro y la opción de añadir un descripción al pago.

Insertar vídeo ingresos_app_móvil

¡Importante! no se pueden generar facturas desde la APP o versión web de Avirato.

C. Cliente

Este apartado de cliente nos va a permitir modificar o visualizar los datos del titular de la reserva. Al igual que la tarjeta de crédito/débito en caso de tener esa información la reserva.

Este apartado lo dividimos en tres secciones.

«Información personal»

En este apartado vamos a encontrar los datos del titular de la reserva, como su información de contacto, teléfono y correo electrónico.

Para modificar o agregar algún dato, previamente tenemos que dar al botón «Actualizar Datos» para que los campos dejen de estar bloqueados y poder editarles.

Si se pulsa sobre el sobre que está en correo electrónico, este nos abrirá un modal, donde podremos elegir una de las plantillas predefinidas previamente en el PMS (Puede encontrar más información aquí). Y enviar una plantilla, o abrir el gestor de correo del dispositivo para enviar un correo de manera manual.

«Dirección»

En este apartado vamos a encontrar los datos de dirección del cliente titular de la reserva, como su nacionalidad, País… etc.

Para modificar o agregar algún dato, previamente tenemos que dar al botón «Actualizar Datos» para que los campos dejen de estar bloqueados y poder editarles.

«Datos de la cuenta»

En este apartado solo nos va a permitir visualizar el número de tarjeta y no agregar datos o modificarles.

Para poder visualizar los datos de la tarjeta los cuales nos aparecen ocultos, es necesario dar al botón .

Imagen con los datos codificados.

Imagen con los datos visibles

¡Importante! no se puede agregar tarjetas de crédito desde la APP o versión web de Avirato.

D. Registro de viajeros

Este apartado de «Registro de viajeros» nos va a permitir registrar los viajeros de la reserva, para posteriormente comunicarlo con la hospedería correspondiente.

Para ello se puede realizar de dos maneras.

Manera manual:Pulsando sobre el botón «Añadir Viajero» aparecerá un modal emergente para introducir los datos solicitados y posteriormente enviarlo a la hospedería correspondiente.

Una vez introducidos estos datos, los huéspedes podrán firmarlo digitalmente.

Manera automática:Pulsando sobre el icono de la cámara, nos abrirá en nuestro teléfono móvil la cámara, para realizar la fotografía al documento y mediante el lector OCR escanear los datos para posteriormente firmar el registro de viajeros y enviarlo a la hospedería correspondiente.

Puede consultar los documentos compatibles con AviratoOCR desde aqui.

¡Importante! En el caso de realizarlo desde un teléfono móvil con diversas cámaras traseras, en ocasiones deberá de cambiar la cámara para que recoja la cámara principal. En ocasiones se detecta la cámara macro, gran angular o zoom.

E. Observaciones

Este apartado de «Observaciones» nos va a permitir registrar, visualizar y editar las observaciones de la reserva.

Para ello bastará con realizar las modificaciones oportunas y dar al botón guardar para almacenar los datos.

F. Grupos

Este apartado de «Grupos» solo es visible si la reserva está formada por un grupo, si no no se va a mostrar esta pestaña.

En esta pestaña nos va a permitir visualizar las reservas que pertenece al grupo, ver los ocupantes de la reserva, visualizar el coste pendiente de abonar de cada reserva, ver cual es la reserva maestra y que reserva estamos visualizando en este momento.

Para ello en el encabezado nos dirá por cuantas estancias esta compuesta esa reserva en grupo, la estrella en la reserva indica que es la reserva maestra, el ojo es la reserva que estamos visualizando, el símbolo del dolar, el coste que tiene la habitación, los iconos de abajo del precio indica el número de adultos y niños, y por último tenemos el botón de «Ver reserva» que nos permite cambiar a otra reserva dentro del grupo sin acudir al planning.

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